COMPORTAMIENTO NORMATIVO ARCHIVISTICO EN COLOMBIA.

INTRODUCCIÓN

El siguiente escrito a manera de ensayo, da cuenta de mi opinión acerca de la normativa colombiana en materia de archivo, basado en el documento “RELACIÓN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA”.

Aquí, más que señalar las normas en materia de archivo, quise expresar mi opinión acerca del manejo que el ESTADO ha dado en cuanto a emisión de normativas y su responsabilidad en su comunicación y asesoría, enfocándome principalmente en las entidades de orden municipal quienes son las que más orfandad experimentan en el tema a tratar.

NORMATIVIDAD SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Dado el interés histórico y la necesidad de conservación documental de tipo administrativo, contable, financiero y legal de la documentación que se produce principalmente en las instituciones públicas de orden municipal, departamental y nacional, desde hace varios años en Colombia se han venido creando normas reflejadas en leyes, decretos, resoluciones, acuerdos y circulares emitidas por el gobierno nacional de manera directa o a través del Archivo General de la Nación (AGN).

Sin embargo, considero que esta emisión de normativas se ha hecho de forma desorganizada, diría irresponsable si es que la palabra se acomoda, dado que se emiten normas donde se dan responsabilidades a ciertos entes, más adelante se le da responsabilidades a otro ente, y luego se emite una nueva norma modificando las anteriores donde se le vuelve a dar la misma responsabilidad al ente inicial, esto en materia de control y aprobación de tablas de retención documental, por ejemplo.

A su vez el ESTADO a través del AGN no cuenta con medios o mecanismos de comunicación eficientes que permitan a entidades sobre todo de orden municipal de las no capitales de departamento, sobre todo; si bien el no conocimiento de las normas no los exime de su cumplimiento… colaborémosle un poquito ¿no?

De otro lado, y si no estoy mal informado, con la normativa vigente el Consejo Departamental de Archivo es el organismo que regula y asesora en materia de gestión documental a los municipios del departamento, sin embargo, en varios municipios ni siquiera saben que existe y mucho menos sus funciones; el punto es que tampoco existe una asesoría eficiente que permita dar cumplimiento a la normativa vigente.

El documento que sirve de fuente para este ensayo señala un listado de normas que no voy a señalar aquí puesto que las podemos consultar en cualquier momento, sin embargo, si es importante y recomiendo su consulta para fines informativos y de conocimiento.

Mi conclusión de las opiniones que he plasmado en este escrito es que el ESTADO debe revisar las normas, dar un orden lógico y explicativo a las mismas, comunicar, asesorar de manera eficiente y regular adecuadamente.

La gestión documental es un tema no tan complicado que lo ha hecho difícil el ESTADO a través de la irresponsable emisión de normativas, una tras otra, por lo cual funcionarios y servidores públicos no saben qué hacer y andan perdidos en el tema.

BIBLIOGRAFÍA

BEDOYA, Manuel. Relación de normas sobre archivos en Colombia. 2012

...