COMUNICACIONES OFICIALES EN LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

COMUNICACIONES OFICIALES EN LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Informe

Aprendiz

EDDIE BAUTISTA VALLEJO

Instructor

EDILBERTO MELFID GARZON SANCHEZ

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTA

2016

CONTENIDO

1. REFLEXIÓN SOBRE EL VIDEO (ACUERDO 060/2001)

1. IDEAS CLAVES SOBRE LA LECTURA DEL ACUERDO 060/2001 Y LOS PASOS PARA LA GESTION DE CORRESPPONDENCIA

1. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

1. MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE RECEPCION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
2. PARTICIPACIÒN EN EL FORO TEMÁTICO

1. REFLEXIÓN SOBRE EL VIDEO (ACUERDO 060/2001)

Reflexione acerca de las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas.    

El video se realiza en las instalaciones de la Universidad del Cauca, con la colaboración del personal de la oficina de archivo y correspondencia.

La reflexión que puedo extraer después observar el video, va enfocada al cumplimiento del proceso de la gestión de correspondencia, es decir el conocer y aplicar las pautas para la recepción en la ventanilla única de radicación de un documento o comunicación interna.

2. IDEAS CLAVES SOBRE LA LECTURA DEL ACUERDO 060/2001 Y LOS PASOS PARA LA GESTION DE CORRESPPONDENCIA

De acuerdo a la lectura de los documentos planteados en la temática, las ideas claves son:

1. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

2. Las entidades tener personas autorizadas para firmar las diferentes documentaciones ya sean internas y externas.

3. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

4. El despacho de documentos es una de las funciones de la Unidad de correspondencia.

5. Durante la radicación de comunicaciones oficiales no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

6. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial.

7. Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas.

8. Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

9. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias.

10 La elaboración de un documento es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación. 

3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

A. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

• La secretaria de senado del grupo, recibe la documentaciòn, luego procede clasificar.

• Abre el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

• Se revisa los anexos, el destinatario, los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación. 

• Se radica en el sistema, asignando un número consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo.

• Una vez radicado la comunicación, se procede al registro de los datos más significativos, en un formato de registro.

• El estafeta es la persona encargada de distribuìr la documentaciòn, la redirecciona hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

4. MAPA CONCEPTUAL PROCESO DE RECEPCION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTO

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