CONTABILIDAD EN LAS ORGANIZACIONES

LAS CUENTAS DE ORDEN

1. INTRODUCCIÓN

El limitado espacio de la partida doble no es el escenario propicio para comunicar de manera acertada los hechos económicos, y más que acertada para informar de manera íntegra y oportuna el hecho económico y sus consecuencias. Una cosa es comunicar a través de un registro contable los valores que se desprenden por el pago de las prestaciones sociales en un despido de un trabajador y otra muy diferente es comunicar las consecuencias económicas y sociales que supone una demanda laboral. Ahí, en ese momento, se hace importante el manejo adecuado de la cuenta de orden.

2. MARCO TEÓRICO

2.1. Marco General

El DR 2649/93 como marco general de la contabilidad en Colombia, hace obligatorio el manejo de las cuentas de orden cuando en su artículo 34 enumera los elementos de los estados financieros así:

" Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden". Tal enunciado trae como consecuencia que las cuentas de orden tienen la misma importancia que los activos, los pasivos y el patrimonio y que por lo tanto, el no registrarlas supone que la contabilidad no se lleve en debida forma.

2.2. Clasificación

Dentro del mismo marco teórico general el DR. 2649/93, clasifica las cuentas de orden en sus artículos 42,43,44 y 45 como cuentas de orden contingentes, cuentas de orden fiduciarias, cuentas de orden fiscales y cuentas de orden de control.

Hablar de cada una de ellas es una tarea extensa, importante, pero sobre todo que gratifica, en la medida que la cuenta de orden permite narrar sucesos, explicar situaciones y " descongelar" las cifras de los estados financieros.

2.2.1. Cuenta de Orden Contingente

Lo primero será definir lo que para el artículo 42 del DR. 2649/93 es una cuenta de orden contingente: "… reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico".

El artículo 110 del DR. 2649/93 a su vez define como deben registrarse las contingencias:

" …

1. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.

2. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se realicen con posibles obligaciones.

… "

El DR. 2650/93 como plan único de cuentas para comerciantes ha dividido las contingencias así:

DÉBITO CRÉDITO

81 Derechos contingentes 91 Responsabilidades

contingentes

8105 Bienes y valores entregados 9105 Bienes y valores recibidos

en custodia. en custodia.

8110 Bienes y valores entregados 9110 Bienes y valores recibidos

en garantía. en garantía.

8115 Bienes y valores en poder 9115 Bienes y valores recibidos

de terceros. de terceros.

8120 Litigios y/o Demandas 9120 Litigios y/o Demandas

8125 Promesas Compraventa 9125 Promesas de Compraventa

9135 Cuentas en Participación

8195 Diversas 9195 Otras responsabilidades

contingentes.

Como bien puede observarse los derechos contingentes y las responsabilidades contingentes obedecen a partidas que son recíprocas, quiere esto decir, que cuando una empresa registra un derecho contingente otra debiera registrar una obligación contingente, excepto en las cuentas en participación, que por la naturaleza del contrato, solo la registra quien está manejando el negocio.

2.2.1.1. La Contrapartida

Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, que para los derechos contingentes (81) será la cuenta 84 y para las responsabilidades contingentes (91) será la cuenta 94; su composición a partir del tercer dígito será similar a la cuenta de orden; es decir:

81 Derechos contingentes 84 Derechos contingentes

por contra (cr)

8105 Bienes y valores 8405 Bienes y valores

entregados en custodia entregados en custodia

810505 Valores Mobiliarios 840505 Valores Mobiliarios

Semejante a este ejemplo se procede con las demás cuentas de orden y su respectiva cuenta de orden por contra.

2.2.1.2. Ejemplo Ilustrativo

Supongamos que una sociedad Yer S.A. le entrega a la sociedad Zer S.A. un bien en custodia, consistente en unas acciones de valor nominal $50'000.000 y valor de mercado $360'000.000 y serán custodiadas mientras la empresa cambia de sede social, que se espera sea en junio 30/2001.

Registro en la sociedad que entrega las acciones.

810505 Cuenta Orden/ Acciones 360'000.000

840505 Cuenta Orden-Contra/Acciones 360'000.000

Explicación: Para registrar las acciones de valor nominal $50'000.000

y valor de mercado 360'000.000 entregadas a la sociedad Zer S.A., para que sean custodiadas, mientras se cambia de sede, que se espera será el 30 de junio de 2001.

Registro: En la sociedad que recibe las acciones en custodia.

940505 Cuenta Orden - Contra/Acciones 360'000.000

910505 Cuenta Orden / Acciones 360'000.000

Explicación: Para registrar las acciones recibidas en custodia de la sociedad Yer S.A., y que serán devueltas en junio 30/2001.

Nota: Se considera de gran importancia que la cuenta de orden tenga una explicación amplia, de modo que no quede ninguna duda acerca de su funcionalidad ni de lo que se pretende presentar.

2.2.2. Cuenta de Orden Fiduciaria

El artículo 43 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " …. Reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. "

El artículo 110 del DR. 2649/93 en el numeral 5 dice: " tratándose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales."

En

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