Capacitación de oficina.

RECIBIMIENTO A LOS VISITANTES

Los visitantes que entran a nuestra oficina acuden a ella por diversos motivos.  Algunos tendrán motivos concretos para hacerlo  y otros no, pero unos y otros deben ser recibidos con cordialidad.

Nuestro saludo afable, la invitación a sentarse y un…  “con mucho gusto”,  “permítame un momento”…  demostrará nuestro interés hacia los visitantes y por sus asuntos.  La respuesta cortés que demos a sus preguntas, suscitará una impresión favorable sobre la recepcionista.

Si la recepcionista está muy ocupada en ese momento o habla por teléfono, se mostrará amable e invitará a esperarla por unos minutos mientras puede prestarle atención.   Sin embargo, no deje pasar sino unos pocos minutos.  Es preferible que interrumpa su actividad y recuerde que ninguna obligación es más importante que su labor de recepcionista.

CLASIFICACIÓN DE LOS VISITANTES

En una empresa pequeña, la asistente cumple también la función de recepcionista, pero en una empresa grande, este cargo será desempeñado por una persona en forma exclusiva.

A una y otra corresponde hacer la selección de los visitantes, teniendo siempre cuidado de hacer sentir importante a cada una de estas personas, tanto si se trata de miembros de la misma entidad como personas ajenas a ella.  A medida que adquiera experiencia, sabrá cómo tratar a personas según su categoría y temperamento.  En cuanto a visitantes, algunos vendrán por primera vez y desconocerán los procedimientos para obtener entrevistas o lograr la atención de diferentes funcionarios.  Dé siempre la impresión de hacer lo que está a su alcance para atenderlos en forma debida.  Tenga presente también que el excederse en el servicio, el dejar traslucir que sus frases son mentirosas y sus maneras afectadas, harán que el visitante se sienta desagradado.

Cuando afronte una situación difícil, tenga paciencia y trate de ponerse en la situación del visitante que por una u otra razón se siente molesto.

Hemos dicho que entre los visitantes habrá unos que frecuentemente la oficina y otros que nos serán desconocidos.  Todos deben ser atendidos con esmero, sin prejuzgarlos, prefiriendo o rechazando a un cliente o visitante.

La recepcionista debe guiarse por la siguiente clasificación:

Visitante o clientes frecuentes

La Asistente y la recepcionista llegarán a conocer a las personas que trabajan en la misma rama que su jefe, a los colegas de éste y aquellos que por una u otra razón son asiduos visitantes.  El trato especial que se les ofrezca, el llamarlos por su nombre pero con respeto y no con familiaridad y el mostrarse siempre cordial, dejará grata impresión de nuestra personalidad y de la empresa.  Son visitantes frecuentes los funcionarios, agentes de empresas, clientes, representantes de negocios, vendedores.

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