Caso Practico Auditoria Administrativa

Administracion de Compras y Materiales

Las compras son una actividad administrativa que va mas allá del sencillo hecho de comprar. Incluye actividades de plantación y política que abarca un amplio rango de actividades relacionadas y complementarias .Algunas de estas actividades relacionadas son: la investigación y desarrollo requeridos para la selección adecuada de los materiales y de las fuentes de abastecimiento ; la certeza de la entrega; la inspección de los embarques que llegan con objeto de asegurar que su calidad y cantidad sean las adecuadas; el desarrollo de procedimientos para implantar políticas de compra; la coordinación de las actividades de compras con otras divisiones internas relacionadas tales como ingeniería, producción y contabilidad; y el desarrollo de comunicaciones efectivas con la alta gerencia con el fin de asegurarse una evaluación completa del rendimiento de la función de compras.

Una de varias actividades que tratan con la plantación, adquisición y utilización en los materiales en el proceso de producción es la misma administración de materiales.

La razón básica de este criterio organizativo es evitar que las partes involucradas entren en conflicto.

El concepto de administración de materiales como una función cuyo objetivo es lograr el costo global mas bajo de los materiales para la firma compradora y presenta los principios en cada área conforme se relacionan e interaccionan uno con otro y con las operaciones de compra.

Otro objetivo consiste en el mantenimiento o conservación de la calidad adecuada. La calidad se refiere principalmente a lo adecuado que sea un artículo en lo que se refiere al cumplimiento de su propósito.

Un objetivo final de un departamento de compras exitoso consiste en el desarrollo de relaciones internas que conduzcan a la comprensión y armonía entre las diversas unidades organizativas dentro de la empresa.

Las decisiones y acciones del departamento de compras afectan a entidades tales como el departamento de producción, finanzas, inspección, ingeniería, ventas y contabilidad.

A continuación describiremos brevemente el proceso de compras:

• Reconocimiento de la necesidad

• Descripción de la necesidad

• Selección de fuentes.

• Determinación del precio

• Colocación del pedido

• Seguimiento del pedido

• Verificación de facturas

• Mantenimiento de registros

• Relaciones profesionales con el proveedor

Parece muy obvio lo que la gerencia espera es habilidad en las compras básicas, experiencia y capacidad. Este es un engranaje necesario para continuar la operación eficiente de la fabricación o servicio. A continuación se identifican algunas habilidades importantes:

Negociación:

El departamento debe ser capaz de negociar efectivamente con los proveedores en todos los niveles de la administración, mientras que al mismo tiempo debe animar su respeto y confianza. Este arte requiere que el agente de compras sepa cuando detenerse durante un intercambio en el cual entran en conflicto los objetivos de ambas partes. El proveedor intentara obtener el precio mas elevado posible mientras que el comprador deberá reducir el precio tanto como sea posible de la misma manera, por lo tanto, el arte de la negociación esta en llevar un precio a un área “ razonable “ mientras se conservan el respeto y la cooperación. El arte de la negociación también se extiende naturalmente a las otras variables y compras y ventas, tales como fecha de entrega, condiciones, etc.

Formulación del contrato

Otro aspecto técnico de la función de compras involucra la habilidad en los procedimientos de formulación de contratos, particularmente en la creación de contratos generales y en su adaptación a situaciones de diferentes proveedores.

Compras a futuro y cobertura

Conforme se encare al futuro, las realidades de los cambios de precio erráticos y con frecuencia súbitos serán mas pronunciadas, principalmente como resultados de la escasez internacional de muchas materias primas. Por lo tanto, el departamento de compras debe conocer todas las posibilidades que puedan evitar riesgos, incluyendo solicitudes para compras de artículos a futuro.

Profesionalismo

En cuanto a los aspectos técnicos de la posición de compras, es el deseo que el candidato de muestras de profesionalismo ante la gerencia. Esto incluye afiliación con las organizaciones locales y nacionales de compras, así como la participación en aquellas actividades dirigidas hacia la mejoría de las capacidades personales tales como la comunicación y comprensión.

Esto implica la capacidad organizativa para reclutar, dirigir y motivar al personal tanto a su nivel como subordinado. Para obtener un desempeño máximo de otras personas, es necesario tener empatía y un agudo sentido de las motivaciones individuales así como paciencia.

Ética

Finalmente, un punto muy importante en los requisitos para el trabajo gerencial, lo constituye una elevada ética por parte del personal de compras y el departamento procurara colocar esta responsabilidad en manos de personas que tengan estándares éticos y morales muy elevados.

Compras y la Responsabilidad Social

Un área en la cual el departamento de compras puede desempeñar un papel socialmente responsable, es en la utilización de los recursos naturales. Una población que va creciendo con elevadas expectativas económicas y algún día consumirá los recursos finitos del planeta.

El empleo de materiales reprocesados, los gerentes de compras también puede prestar un servicio positivo a su organización y a la sociedad en general. La crisis de la energía estará presente y es importante que desarrollen fuentes de energía mucho más productivas y durable que las presentes.

Compras y las Relaciones Públicas

Una empresa tiene relaciones personales en muchas direcciones diferentes. Hay relaciones entre la empresa y grupos como el gobierno, la comunidad, la industria y la sociedad entera.

Puesto que el departamento de compras es responsable de las relaciones con los proveedores, resulta claro que tienen un papel importante para cultivar y mantener buenas relaciones publicas para la compañía, repercutiendo sobre los dos tipos de relaciones publicas que puede tener una empresa : internas y externas.

Las Compras y La Administración de Materiales en Los Sectores Públicos y No Lucrativos

Hay poca diferencia

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