Cedula de documentacion

CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL

EMPRESA MAXCO, S.A.

FECHA: GUATEMALA 03/09/15

ASESOR: KAREN SAJCHE

DOCUMENTOS A ANALIZAR

• FICHA TECNICAS
• CARTAS DE GARANTIA
• MANUALES ADMINISTRATIVOS
• DOCUMENTOS CONTABLES
• AUDITORICAS EXTERNAS
• PAGO DE IMPUESTOS

La Ficha Técnica o Resumen de las Características del producto, es uno de los documentos que, junto al prospecto y al etiquetado, contienen y garantizan la información de cada producto.

Constituido como documento oficial y legal, que puede ser utilizado en los tribunales en demandas judiciales de los clientes contra la empresa, en caso en que se sospeche que el contenido ha dañado físicamente al consumidor.

Maxco, S.A. para evitar tales situaciones de riesgo y demanda, solicita la ficha técnica a sus proveedores, por cada producto que ingresa a la empresa para su venta y distribución hacia los clientes.

La carta de garantía del fabricante, es un compromiso, de librar la mercancía adquirida de los defectos físicos, durante el periodo especificado  de esta garantía, contando desde la fecha de venta.

Maxco, S.A. maneja este tipo de cartas hacia sus clientes, junto al comprobante de compra, para garantizarles la calidad, cantidad y estado físico del producto, logrando con ello mas seguridad, estabilidad y fidelidad del cliente hacia la empresa.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Sin embargo, este tipo de documentos no se encuentran debidamente actualizados desde el año 2006, desde que se constituyo Maxco, S.A.

A pesar del crecimiento de la empresa en estos últimos 9 años, tanto en ventas como colaboradores, y aunque la empresa este bien organizada, la falta de actualización de los mismos ha perdido su efectividad, al no definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa y operativa.

Los documentos contables, permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La empresa Maxco, se ha mantenido al margen y control de dichos documentos, por medio de la persona encargada del departamento contable, quien maneja comprobantes externos e internos.

Los comprobantes externos: son emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa, como lo son las facturas de compra, recibos de pago efectuados.

También están los comprobantes internos: son emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa, como lo son: las facturas de ventas, recibos de cobranza, presupuestos y vales.

Las auditorias contables ayudan a la empresa en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándoles análisis y objetivos, y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas.

Maxco, S.A realiza mensualmente este tipo de auditorias para verificar la transparencia de sus operaciones, como lo son:

• Revisar y evaluar la estabilidad, insuficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros.

• Determinar todos los bienes del activo que estén registrados y protegidos.

• Verificar y evaluar la veracidad de la información contable, y otros datos producidos en la organización.

• Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección. Preparar informes de auditoria acerca de las irregularidades que pudiese encontrarse como resultado de las investigaciones, expresándose igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas.

El código tributario, decreto numero 6-91, a partir del capitulo II (Sujeto de la obligación jurídico tributaria),

Según establece el articulo 20: Los obligados respecto de los cuales se verifique un mismo hecho generador de la obligación tributaria, son responsables en forma solidaria del cumplimiento de dicha obligación.

Y a cualquier falta se sancionara según establece el mismo código.

Es por ello que Maxco, S.A. se encuentra solvente ante la superintendencia de administración tributaria (SAT), con ello, no enfrentando ningún problema financiero, y minimizando riesgos operacionales de la empresa.