Comunicación Interna Y Externa De La Empresa

Caso Práctico Nº 1

Propuesta:

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: FUSIÓN EMPRESARIAL

Al finalizar el año 2007 comenzará a operar la compañía Amunt-Essecurus tras la adquisición de Essecurus, empresa española por la alemana Amunt, pasando a ocupar una de las principales posiciones en el ranking asegurador español, con una cuota de mercado del 5% en 2006, una facturación de 3.100 millones de euros en primas y más de 5 millones de clientes y 10.500 puntos de asesoramiento y venta. La nueva compañía contará con una plantilla en España de 4200 colaboradores. La unión de estas dos grandes entidades dará lugar a la mayor aseguradora europea. Entre Amunt y Essecurus sumarán, con sus negocios en España, 4.240 trabajadores, más de 3,8 millones de clientes y 5,5 millones de pólizas.

La motivación fundamental de la fusión de ambas empresas, se basa en la consecución del liderazgo en el sector, la creación de valor para el accionista, el aumento o protección de la cuota de mercado y la obtención de sinergias. Ésta decisión será una oportunidad única de reforzar la posición en Europa y de incrementar la presencia en mercados de alto crecimiento, como Asia y Europa del Este.

La fusión de estas 2 compañías constituirá un proceso complicado. Pese a que la central del grupo Essecurus llevaba tiempo preparando al grupo para una posible venta será una tarea compleja el constituir un nuevo equipo de trabajo y conseguir la identificación con la nueva empresa. Asimismo se deberá dar a conocer esta alianza ante la opinión pública y parar los rumores surgidos de la competencia.

También se busca facilitar a los colaboradores y socios minoritarios una visión positiva de la fusión y obtener su respaldo para este proceso.

Ambas partes están comprometidas a efectuar los máximos esfuerzos para evitar la pérdida de puestos de trabajo. En este sentido, y con la finalidad de hacer lo menos traumática posible, desde el punto de vista económico y social, la salida del excedente de plantilla producido por la fusión, se ha acordado un Plan de Bajas Voluntarias Incentivadas y Prejubilaciones que aun desconoce la plantilla, así como el desarrollo de un nuevo convenio colectivo que recoja e iguale los beneficios que los trabajadores disfrutaban en sus respectivas empresas.

La nueva compañía ya ha creado su departamento de Comunicación, en el cual se ha intentado realizar también una fusión entre los equipos que trabajaban en ellas. El nuevo Director de Comunicación se hará cargo también de las funciones del máximo responsable en materia de Comunicación Interna, hasta ahora dependiente de Recursos Humanos. Simultáneamente concentrará sus esfuerzos en las relaciones con los medios, como habitualmente venía haciendo.

Se pide:

1. Define cual será la misión del nuevo Director de Comunicación y las funciones a desempeñar en el ámbito de la Comunicación Interna.

Nombre del Puesto: Director de Comunicaciones

Área: Administración

Unidad: Comunicaciones

Reporta a: Recursos Humanos

Nivel: Directivo

Supervisa: Comunicación Interna, Comunicación Interna, Relaciones Públicas, Patrocinio, Comunicación On-line.

La Dirección de comunicación es el órgano que va a ejecutar el plan estratégico de comunicación, y de su eficacia dependerá el éxito de ese plan y de la empresa.

Misión:

Diseñar, coordinar y elaborar políticas y lineamientos para la comunicación interna, establecer la planificación y gestión de la comunicación de la nueva situación de adquisición que afecte tanto a la imagen pública como a la organización interna, colaboradores y socios.

Funciones:

 Crear un plan de acción de comunicación específico para la organización interna.

 Crear políticas institucionales de comunicación que orienten planes y proyectos.

 Animación de las Relaciones con los públicos internos.

 Diseño y coordinación de principales eventos de la institución.

 Centralizar y canalizar las demandas institucionales de productos de comunicación.

 Cuidar de la imagen institucional.

2. Diseña y establece las diversas acciones necesarias que avalarán un entorno favorable para la alianza estratégica de ambas empresas.

La fusión es un proceso de concentración de empresas, que da lugar a una unión de patrimonios y de socios de las sociedades intervinientes en la operación.

Para que Amunt-Essecurus consiga un entorno favorable en su alianza, es necesario diseñar y poner en marcha un plan de comunicación interno hacia sus empleados. Con el objetivo de dar a conocer la situación de fusión de ambas compañías.

Para crear ese entorno favorable en la organización de acuerdo a la alianza estratégica de ambas empresas, se deben tener en cuenta las siguientes acciones:

• Tener claro cuál es la misión principal de la fusión.

• Comunicar a todos los colaboradores de ambas compañías el objetivo de la misma.

• Definir mecanismos eficientes de comunicación. Identificar y concretar cuales tipos de flujo de información se implementarán en la fusión de las compañías.

• Creación del plan de comunicación interna.

• Integración de cada una de las áreas de la organización, con mira a que cada una conozca la función e importancia de las demás.

• Implantación de nuevos instrumentos y métodos de trabajo en todos los niveles.

• Aumentar la cultura de la empresa.

• Tramitar la adaptación permanente a los cambios y a la toma de decisiones.

• Gestionar la integración y sinergia de todos los servicios, trabajos y niveles de la empresa.

• El conocimiento de las culturas que la componen.

• Establecer un seguimiento del proceso.

No obstante, de nada sirve implantar herramientas de comunicación interna si éstas no nacen de una auténtica cultura empresarial convencida de la necesidad de comunicación. Si esta filosofía no está implantada, las herramientas más eficaces no servirán y lo único que se habrá conseguido es perder tiempo y dinero.

3. Determina qué canales de comunicación sería necesario que se establecieran.

De acuerdo a los canales de comunicación que establecería para la comunicación, están los siguientes:

• Reuniones con todos los niveles de la organización.

• Elaboración de comunicado a todo el personal.

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