Concepto De La Administracion

Concepto de la administración documental

Concepto:

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

Objetivos:

Partiendo de ese concepto paso a definir los objetivos de la administración Documental.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

Los otros objetivos son:

1- Conservar la memoria corporativa.

De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

2- Contribuir a la toma de decisiones.

Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

3- Incrementar la eficiencia organizacional

La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

4- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.

Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

Funciones:

La función principal de la Gestión Documental es dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información. Esta se cumple de la siguiente manera:

1- Preparación de registros e informes.

Establece un código o numeración que facilita la identificación de cada uno de ellos, y que debe ser conocido tanto como el almacenador, como por los posibles usuarios.

2- Archivo de los registros y demás documentación.

Conversión de los documentos a un formato que todos los usuarios puedan leer.

3- Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

Colocación de los archivos procesados en un lugar de fácil acceso, estableciendo las rutas para llegar a ellos.

Beneficios:

En conclusión la Organización Documental es fundamental para reunir toda la información de un documento o grupo documental en forma organizada de manera

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