Considera importante en una entidad llevar control de las comunicaciones producidas y recibidas? Por qué?

3.1        Actividades de Reflexión inicial

•        Considera importante en una entidad llevar control de las comunicaciones producidas y recibidas?  Por qué?

Sí es importante llevar el control de todos los archivos recibidos y producidos ya que este documento de control ayuda a tener un soporte, prueba y/o constancia de que se recibió o se produjo un documento de igual manera las exigencias institucionales y legales me dicen que debo tener métodos y procedimientos de trabajo que permitan tener registros al ingresar los documentos recibidos por una organización, y que la moderna labor archivística la dote de herramientas para atender cualquier situación de índole documental.

Igualmente, se deben centralizar los procesos de salida y radicación de los documentos producidos por la organización, siendo responsables quienes administran los recursos informáticos.  

•        Existe una oficina encargada para llevar este control?  Cómo se llama?

Unidad de correspondencia o ventanilla única

•        Mencione el nombre de una entidad que ud  tenga conocimiento,  que tiene esta oficina.

Si he ido fui al Colegio Técnico Agropecuario Puente Sogamoso en la secretaria

3.3        Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

a) Realizar lectura comprensiva del acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 sobre las comunicaciones oficiales. www.archivogeneral.gov.co . y sintetice en 15 puntos primordiales este análisis.  Material de apoyo 1.

1. Una adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

2. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.  

3. Señala las funciones del Archivo General de la Nación

4. Adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

5. Tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

6. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

7. Busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información.

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