Contabilidad Comercial

EL PLAN DE CUENTAS EN UNA EMPRESA COMERCIAL

DEFINICIÓN

Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, creada e ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines.

El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia transcendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña en función de las necesidades de información y el control que desea la gerencia de la empresa y se elabora atendiendo los conceptos de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.

CLASIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS CUENTAS

Estructura.

Se debe diseñar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas, etc. Por lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además, debe reunir las siguientes características:

• Sistemático en el ordenamiento y presentación.

• Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.

• Homogéneo en los agrupamientos practicados.

• Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas.

La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles:

Primer nivel. El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial, así:

1. Situación financiera:

• Activo

• Pasivo

• Patrimonio

2. Situación económica:

• Cuentas de resultados deudoras, Gastos

• Cuentas de resultados acreedoras, Rentas

3. Situación potencial:

• Cuentas de orden

Segundo nivel. El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo ningún criterio generalizado, así:

1. El Activo se desagrega bajo el criterio de disponibilidad o liquidez:

• Activo corriente

• Activo fijo o propiedad, planta y equipo

• Diferidos y otros activos

2. El Pasivo se desagrega bajo el criterio de exigibilidad:

• Pasivo corriente (corto plazo)

• Pasivo fijo (largo plazo)

• Diferidos y otros pasivos

3. El Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad:

• Capital

• Reservas

• Superávit de capital

• Resultados

4. Las Cuentas de resultados deudoras, Gastos, se desagregan así:

• Gastos operacionales

• Gastos no operacionales

• Gastos extraordinarios

5. Las Cuentas de Resultados acreedoras, Rentas, se desagregan así:

• Rentas operacionales

• Gastos no operacionales

• Gastos extraordinarios

6. Las Cuentas de orden se desagregan en:

• Deudoras

• Acreedoras

EL CÓDIGO DE CUENTAS

Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de la cuenta.

Con la codificación de cuentas se obtiene las siguientes ventajas:

• Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que presentes las cuentas.

• Permite el acceso, con relativa facilidad, al proceso automático de las cuentas.

• Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones.

El código de cuentas se debe acoger a las siguientes características:

• Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems.

• Ser amplio: capacidad de aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías.

• Ser funcional: capacidad para funcionar a través de cualquier medio.

Sistemas de codificación

1. alfabético: cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por unas varias letras.

2. Numérico: se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas.

3. Nemotécnico: se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas.

4. Mixto: cuando se utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura.

Métodos de codificación

1. método serial simple: se deben ordenar los datos bajo algún criterio, luego se les asigna un número, comenzando por el uno (1), respetando la serie numérica. Este método no permite una clasificación jerarquizada y sería un grupo.

2. Método serial simple saltado: ordenando los datos bajo algún criterio, se salta o se interrumpe la serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos y sería una cuenta.

3. Método serial en bloques: establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites, respetando la serie numérica, para el grupo o la categoría. Generalmente, el límite está dado por el (0) y sería subcuenta.

4. Método de dígitos finales: frente a cualquier composición que tenga el digito, solo aquellos ubicados a la derecha del mismo son los que realmente constituyen el código. Este método sirve para discriminar la información.

5. Método decimal puntuado: establece la jerarquización de los datos. Este medio es práctico fácil de entender y descifrar, y es el más utilizado en la práctica contable, por ser fácil, integrador y generalizador.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

MODELO GENERAL DE PLAN GENERAL DE CUENTAS

CÓDIGO CUENTAS CONTABLES

1 A C T I V O S

1.1. ACTIVOS CORRIENTES

1.1.1. Disponible

1.1.1.1. Caja

1.1.1.2. Caja Chica

1.1.1.3. Fondo Rotativo

1.1.1.4. Bancos

1.1.1.4.1. Banco X

1.1.1.4.2. Banco Y

1.1.1.4.3. Banco Z

1.1.1.5. Bancos por Confirmar (Boucher)

1.1.2. Inversiones Temporales

1.1.2.1. Certificados de Pasivos Garantizados

1.1.2.2. Pólizas de Acumulación.

1.1.2.3. Certificados de Tesorería

1.1.2.4. Depósitos a plazo fijo.

1.1.3 Exigible

1.1.3.1. Clientes

1.1.3.2. Documentos por cobrar

1.1.3.2.0. (-) Provisión para Cuentas Incobrables

...