Contabilidad

1.-QUE ES UNA CAJA CHICA:

Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.

2.-MANEJO DE CAJA CHICA:

Para manejar una caja chica debemos tomar en cuenta cuáles son los tipos de gastos que pasan por una caja chica, entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, parqueos, tarifas de transporte público entre otros, tengamos siempre presente que la caja chica es para salir de apuros diarios y no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido.

Las principales ventajas del tener una caja chica son por ejemplo, facilidad de la contabilidad de gastos menores en los libros contables, estos gastos tienen valor y respaldan la contabilidad de la empresa ante el fisco, también facilita archivar los gastos juntos sin necesidad de una explicación específica para cada uno de ellos y sobre todo se tiene un mejor control de todas las compras de montos que están por debajo de los gastos generales, tales como las planillas.

Es importante tener presente, que debemos ser bastante ordenados y sobre todo honestos, ya que la caja chica a pesar de que maneja montos pequeños, sigue siendo un dinero que no nos pertenece y debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.

3.-PROCESO DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA: Cualquier área que requiera un gasto menor a Bs1, 000 solicitará la compra vía caja chica solicitando un vale de caja (VC) (formato anexo), o realizará el gasto y lo pasará a aprobación de la Dirección o de las Gerencias

-La Dirección o las Gerencias en base a los Limites de Autorización establecidos aprobarán el gasto o el (VC)

-El solicitante una vez con el (VC) o los gastos aprobados pasará con el custodio de caja para recuperar el dinero gastado

-El custodio de caja chica elaborará un reembolso de gastos de caja chica (RG) (formato anexo), donde colocará a detalle cada factura a recuperar y lo turnará al departamento de finanzas

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