Contadora Publica

LOS ARCHIVOS Y

LA IMPORTANCIA DE SU ORAGANIZACION

PRESENTADO POR: ANDERSON ARAGON ALVAREZ

CC. 1.110.477.761

ASIGNATURA: ORGANIZACION DOCUMENTAL

CODIGO: 344611

TUTOR: XIOMARA LARA

ANÁLISIS AGRUPACIONES DOCUMENTALES DE LA INSTITUCIÓN

Dando aplicación a la Ley 594 de 200, Título I Artículo 4º Inciso A, que a la letra dice:

Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la Documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

Por tal motivo la Policía Nacional adopta ésta normatividad, viéndose en la necesidad de conservar el archivo histórico de la Institución y además llevar un soporte diario de las actividades realizadas y tener los antecedentes para futuras investigaciones o requerimientos de otras entidades o autoridades. Es así, que se realiza una encuesta en todas las dependencias de la Institución con el fin de consolidar qué documentos se producen con mayor frecuencia, obteniendo una Tabla de Retención Documental T.R.D., asignándole un código a da dependencia u oficina productora de dichos documentos. De igual forma a cada documento público se le asigna un código el cual debe ir debidamente rotulado y archivado en las carpetas y éstas en las cajas para archivo, en las cuales también se archivan los libros que son utilizados para el servicio como minutas de guardia, libros de población, minutas de servicio, etc.

Los documentos públicos deben cumplir lo implementado en la Ley 594/00, llevando unas márgenes estandarizadas para todos y cada uno de los documentos que se crean dentro de la Institución, con los respectivos logo símbolos que están autorizados como son: Prosperidad para Todos, Premio Nacional a la Excelencia y la Innovación en Gestión, Premios Iberoamericano de la Calidad 2011.

Para realizar el inventario documental magnético o físico se diligencia una Hoja de Control para las carpetas, con el fin de tenerlas ubicables en caso de ser solicitadas. También se realiza el inventario de las carpetas o libros que posea cada caja que deben ser máximo cinco, para esto se deben expresar las fechas extremas para fácil acceso a los documentos.

Teniendo en cuenta la normatividad de archivo se lleva, se lleva un archivo de gestión en cada dependencia u oficina productora el cual no debe superar los dos años anteriores, y el archivo restante que supere los tres años debe reposar en el archivo central de la Institución.

A continuación relaciono los códigos de aplicación para cada documento producido según su contenido.

CODIGO: SERIES Y SUBSERIES CODIGO

1. ACCIONES CONSTITUCIONALES

1.1 Acción de Cumplimiento

1.3 Acción de Reparación

1.5 Acción de Tutela

1.6 Acción Popular

2. ACTAS

2.50 Actas Actualización de cargos

2.3 Actas Comisión de Personal

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