Control De Cita

Manejo De La Agenda Y Control De Citas Manejo De La Agenda:

Dentro de las actividades de los profesionales del área administrativa ( se-

cretarias, archivistas, asistentes) se destaca el manejo de las agendas, he-

rramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los

clientes.

Eso significa que es necesario tener un estricto control de los clientes y visitan-

tes que acuden a la oficina en demanda de atención. Debe existir un juego de

agendas, para jefe y secretaria. Cuando la secretaria trabaja para un grupo de

profesionales, es necesario llevar una agenda para cada uno.

Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuya presentación

es ampliamente conocida por todos.

Actualmente, gracias al avance de la tecnología, existen agendas electrónicas

de bolsillo y computarizadas, inclusive existe ya la agenda electrónica acom-

pañada de su respectivo lápiz igualmente electrónico. Cualquiera que sea su

presentación, en su esencia, la forma de llevarla no varía.

Veamos el siguiente modelo de una página para el manejo de la agenda:

Servicio al icio al Cliente

© © Sena Virtual Distrito Capital 2004

El manejo de las agendas requiere cuidado, decisión, atención y constante

revisión de los compromisos empresariales y personales contraídos durante el

desarrollo de las funciones nuestras o del jefe. Es natural que el jefe, en su

paso por otras empresas y oficinas conceda citas o adquiera obligaciones, y por

parte nuestra, en su ausencia otorguemos citas a clientes y visitantes.

Lo anterior nos obliga a revisar la agenda del Jefe tan pronto como llega. Esta

revisión debe ser un trabajo compartido y acordado con él, porque seguramen-

te se han concedido citas simultáneas (el mismo día y hora. para diferentes

personas). Cuando esto es detectado, inmediatamente se procede a ajustar la

agenda y a confirmar a los interesados el cambio de cita y razón de ese cam-

bio. En este ajuste se consideran las prioridades de atención.

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