Control De Lectura PMO

LOS 4 PREREQUISITOS PARA TRANSFORMAR TU PMO EN UN COE

Hay al menos cuatro prerrequisitos vitales para iniciar el proceso de de transformación:

1. El mandato y la visión para el COE tendrán que estar claramente definidos.

2. El mandato tendrá que ser entendido y acordado por todos los miembros del directorio, o staff ejecutivo de la organización y otros stakeholders claves si es necesario.

3. La ubicación organizacional prevista para el COE tendrá que estar de acuerdo al alcance de su mandato.

4. Los impactos para la empresa y los requerimientos de gestión de cambios para el proceso de implementación del COE tendrán que ser identificados y socializados con la máxima autoridad de la organización y otros stakeholders claves. La aprobación ejecutiva del Plan de Gestión de cambios es fundamental para los múltiples departamentos, divisiones, unidades de negocio y regiones que podrían ser impactadas por esos cambios.

Si hay vacios, deficiencias o ambigüedades en cualquiera de los cuatro prerrequisitos anteriormente señalados, la relevancia y utilidad del COE pueden ser críticamente socavadas y el impacto sobre la credibilidad de la gestión de proyectos, tanto como profesión, así como función empresarial podría ser negativo.

Un total apoyo del directorio o staff ejecutivo es un factor crítico de éxito fundamental y necesario para lograr la implementación y operación del COE. Un apoyo parcial o esporádico podría destruir cualquier posibilidad de éxito del COE.

GESTION DE CAMBIOS

La gestión de cambios se deberá trabajar a nivel de detalle. A continuación se presenta un resumen de las áreas en que se debe focalizar la gestión de cambios asociados con la transformación de una PMO en un COE.

1. Desarrollar un plan de gestión de cambios para asegurar que el Project charter de implementación del COE incluye un contenido extensivo de gestión de cambios. Estos son algunos puntos a considerar:

Crear un plan de comunicaciones que permita informar, aclarar dudas, preguntas, temores, mostrar beneficios esperados, reducir la ansiedad y comunicar progreso a todos los stakeholders, especialmente a los directamente impactados.

2. Desarrollar una evaluación de los recursos de la PMO (personal, herramientas, sistemas, procesos, metodologías) e identificar que puede ser utilizado en el COE

3. Determinar qué y quien necesita ser reemplazado o promovido para el COE

4. Identifica las áreas prioritarias (equipos, clientes, otros stakeholders impactados, medios de comunicación, etc) que requerirán una atención especial en la fase de transición.

5. Crear una hoja de ruta, contratar un gerente de proyectos externo y seleccionar la totalidad del equipo del proyecto (incluyendo stakeholders externos impactados, si es apropiado)

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