Control de cambios gestión de la integración

Foro 2

¿Respecto del control de cambios, comente de qué forma se lleva a cabo este proceso en su organización?

A manera de contextualización es necesario describir un poco cual es la actividad de nuestra organización para dar una respuesta estructurada a lo solicitado. Red Global de Comercio exterior RG(xm) es un operador logístico en el comercio exterior del caribe colombiano, que se encarga de planificar, organizar y controlar todas las actividades relacionadas con la obtención, traslado y almacenamiento de materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo. Esta organización cuenta con infraestructura necesaria para ofrecer soluciones y asesorías a la medida de las necesidades de sus clientes, para que la empresa que contrata sus servicios obtenga los mejores resultados. Su actividad se realizara bajo la modalidad de régimen franco. Red Global es una organización que está enfocada en incrementar día a día su nivel de calidad, por lo cual para nuestra organización es clave la implementación de medidas de control y de cambios, no solo en la prestación del servicio, si no en cada uno de los procesos internos de la organización, para así saber lo que pueda estar fallando y así poder mejorarlo.

La gestión logística es el proceso de planificación, implementación y control del flujo y almacenamiento eficiente y económico de la materia prima, productos semiterminados y acabados, así como la información asociada, consientes de está nuestra labor como operadores logísticos, RG(xm) busca generar constantemente medidas de control y cambio para implementar con base al mejoramiento continuo, un proceso integrado de tareas que ofrezca una mayor velocidad de respuesta en el mercado a nuestros clientes. En este entendido, los procedimientos de cambio que llevamos a cabo en la organización se desarrollan de la siguiente manera:

• Reuniones para analizar el sistema organizacional (Etapa de planificación): Principalmente entramos en un periodo de cuestionamiento donde identificamos las fallas que estamos presentando en la prestación del servicio y en los procesos internos de la organización, en este periodo, describimos el sistema organizacional, las relaciones entre sus elementos y las maneras de identificar problemas y asuntos más importantes; Luego diseñamos y fijamos metas encaminadas a superar las fallas identificadas, así como también, decidimos la manera más eficiente de accionar para alcanzar las metas y superar las fallas identificadas.
• Definición del Diagnostico organizacional (Etapa de Planificación): Esta etapa se trata de identificar preocupaciones y problemas, sus consecuencias y establecer prioridades y objetivos. Es un periodo en donde aclaramos, mejoramos y reforzamos procesos para definir el verdadero trabajo direccionado al cambio; con base a esto creamos estructuras, desarrollamos nuevos sistemas y comenzamos a fomentar nuevas actitudes y formas de trabajar.
• Acciones de intervención (Etapa de Ejecución): Esta etapa es un periodo de consolidación, institucionalización y de Evaluación, donde se selecciona cual es la intervención más adecuada para solucionar un problema particular organizacional. En esta etapa es en donde hacemos permanente el cambio y nos aseguramos que las personas que hacen parte de nuestra organización no piense que este es otro “programa del mes” sino algo que va a perdurar en la organización.

• Auditorías externas (Etapa de Monitoreo y control): Como RG (xm) opera bajo régimen franco los organismos de control de los operadores logísticos hacen visitas de inspección periódicas, con el fin de identificar las faltas a las normas que se estén cometiendo para emprender acciones preventivas y correctivas.

Partiendo de que esta es una organización que hace parte de las PYMES en Colombia (Pequeñas y Medianas Empresas), es decir, que es una empresa que está en constante crecimiento, en RG (xm) en lo que respecta al control de cambio se llevan a cabo estas etapas con el objetivo de hacer una mejora continua al servicio que prestamos a nuestros clientes como operadores logísticos, hacemos claridad que no definimos una fase final del proceso de cambio, ya que somos conscientes de que este es un proceso continuo y que las acciones de intervención vista como una etapa de ejecución es solo una etapa capaz de facilitar el proceso sobre una base de continuidad y crecimiento.

...