¿Cuál es el objetivo fundamental de un acta?

TALLER 4 ACTAS

1. ¿Qué es un acta?

RTA.         Las Actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir lo ordenando con la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso se debe elaborar en papel con membrete.                                                        

1. ¿Cuál es el objetivo fundamental  de un acta?

RTA. Lograr que los encargados de la elaboración de  actas, manejen con propiedad los criterios técnicos y normativos que regulan la elaboración de este instrumento legal, de manera tal, que podamos contar con un grupo de colaboradores capacitados para garantizar la aplicación estandarizada, de los requerimientos que deben ser observados en el levantamiento, elaboración y archivo de las actas con los respaldos requeridos, con el propósito de lograr una renovación de los conocimientos necesarios y contar con una herramienta eficaz , resultado de un proceso participativo, para el manejo de los órganos colegiados, en el cumplimiento de sus objetivos.

1. ¿Para qué se utilizan las actas?

RTA. Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en una reunión o situación específica (Comité o evento en general).

1. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta a la hora de digitar un acta?

RTA.

• Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además,  se debe aclarar  si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
• Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
• Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
• Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
• La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
• Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, registran los resultados y los nombres completos.
• Se indica el nombre de la persona que representa una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

1. Mencione las clases de actas que hay

RTA. Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:

• De comités
• De concejo municipal
• De consejos
• De junta Directiva
• De asamblea
• De reuniones administrativas
• De levantamientos de cadáveres
• De baja de inventarios
• De eliminación de documentos
• De sociedades
• De actas de entrega

1. ¿Qué significa la palabra Quórum?

RTA. Es el número requerido de asistentes en una sesión de cualquier tipo de deliberación u orden parlamentario para comenzar o adoptar una decisión formalmente válida.

1. Para que se utiliza el  ítem ausente, en un acta.

RTA. Se utiliza para nombrar las personas  que no están presentes en la reunión.

1. Mencione las características y qué datos reúne el encabezamiento de un Acta

RTA. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida. El encabezamiento esta conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes, e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida.

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