CÓMO AUMENTAR TU EFICACIA

49 hábitos que pueden ayudarte a aumentar tu eficacia personal

la mayoría de nosotros poseemos algunos malos hábitos que en realidad no nos aportan ningún tipo de alimento intelectual ni afectivo, ni nos hacen sentir más seguros de nosotros mismos. es posible que hayan pasado de ser un hábito a convertirse en una adicción.

aquí tienes una lista de 49 hábitos que pueden ayudarte a aumentar tu eficacia personal. explora estos elementos para ver si alguno de ellos te conviene.

1. recopila tus compromisos en el momento. uno de los secretos mejor guardados de las personas más productivas es que no tratan de memorizar lo que tienen que hacer. registra tus compromisos e ideas tan pronto como surgen –ya sea una tarea pendiente, una cita o una idea que puede dar lugar a algún proyecto personal o profesional. para ello puedes utilizar uno o varios medios, como una libreta de papel, una grabadora de mensajes de voz o un dispositivo de mano, entre otros. los papeles que representen compromisos –como una factura para pagar–, recopílalos en una bandeja.

2. procesa los compromisos diariamente. en tu libreta o en la bandeja, los compromisos que adquieras con los demás y contigo mismo no sirven para nada. al menos una vez al día debes revisarlos y decidir qué es lo que vas a hacer con ellos.

3. deshazte de todo lo que puedas. piensa dos veces antes de seguir adelante con cada compromiso. en muchas ocasiones son simplemente “basura”, o compromisos ficticios –cosas que se supone que deberías hacer, pero que en realidad no tienes obligación o deseos de hacerlo. si puedes, deshazte de ellos inmediatamente.

4. organízate utilizando listas.traspasa los compromisos a un sistema confiable de listas donde estén organizados por contexto. cada contexto –lista– debe representar una conjunto de actividades o compromisos que requieran un determinado recursos o ubicación para poderse realizar. por ejemplo, cosas que se deben hacer en casa, en la oficina, al teléfono, mientras estás en la calle, etc. igualmente, mantén una lista de proyectos o frentes abiertos, y otra de ideas o cosas que posiblemente querrás hacer en un futuro.

5. agenda sólo aquello que tiene fecha y hora. el calendario solo sirve para anotar compromisos que tienen una fecha fija obligatoria –la consulta del dentista o una reunión. todos tenemos imprevistos a lo largo del día que dan al traste con cualquier intento de planificar los compromisos. si tratas de planificar tus compromisos es probable que no los puedas cumplir, lo que aumentará tu estrés y te obligará a replanificar constantemente.

6. trabaja según contexto, energía y tiempo disponible. ve cumpliendo tus compromisos en función del contexto en que te encuentres, el nivel de energía –alto o bajo– que tengas, y el tiempo que tengas disponible en cada momento. por ejemplo, no es efectivo tratar de desarrollar un plan de proyecto si hoy tienes un mal día; quizá puedas resolver las llamadas pendientes y organizar tu archivo, que son tareas que requieren mucha menos energía. igualmente, carece de sentido intentar sacar adelante el reporte de ventas si vas a estar todo el día en la calle; sería mejor liquidar los asuntos pendientes en el notario, o comprar las bombillas del salón que llevan semanas en tu lista de recados pendientes.

7. mantén un sistema de archivo eficaz. archiva cualquier material de referencia en un sistema de archivo sencillo. trata de mantener todo lo que puedas en formato digital –ocupa menos espacio y puedes encontrar las cosas más rápidamente. y nunca dejes papeles en pilas encima de la mesa o en bandejas para archivar después: ¡nunca lo harás!

8. revisa tus listas de compromisos semanalmente. una vez a la semana revisa tus listas contextuales y el calendario, y actualízalos. elimina los compromisos cumplidos, mueve los que hayan sido cambiados, y añade los que hayan surgido nuevos.

9. empieza tu día haciendo sólo lo importante.eliminar las actividades de bajo impacto de tus rutinas matutinas, y empieza atacando los compromisos que supongan un avance significativo en tus proyectos importantes. si estás escribiendo un libro, tu primer tarea será escribir 2 páginas del libro; si eres un jefe de proyecto, empezarás revisando los asuntos que tengas delegados en terceros; si eres responsable de un centro de soporte de usuarios, revisarás qué problemas nuevos han surgido para escalarlos adecuadamente.

10. aplica la regla de los 2 minutos. cuando un compromiso te lleve menos de 2 minutos de trabajo, hazlo inmediatamente, independientemente de su importancia y prioridad. responder a un correo, autorizar una compra o reservar en un restaurante llevará menos tiempo que recopilar el compromiso, procesarlo, añadirlo a una lista, revisarlo, etc. de esta forma te quitarás de encima un porcentaje muy importante de asuntos pendientes.

11. lleva registro escrito de tus logros y aprendizajes. conocer los errores cometidos, dificultades encontradas y logros conseguidos te ayudará a hacer cada vez mejor tu trabajo y, en ocasiones, a motivarte cuando estés bajo de energía. escribirlo es una forma de hacerte más consciente de ellos, y te permitirá revisarlos cuando lo necesites.

12. respalda tu cosas regularmente. realiza copias de seguridad del trabajo de tu ordenador con la periodicidad adecuada, en función de lo crítico de los datos y de la forma en que cambien. también debes mantener copia –si es posible digital– de los documentos importantes, como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte, escrituras públicas, etc. como los seguros, las copias de seguridad se hacen esperando que nunca las llegues a necesitar; pero si un día las necesitas, agradecerás enormemente tenerlas.

13. haz siempre lo menos posible. la productividad no se trata de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer poco de lo que debes que hacer, para poder dedicarte a lo que te gusta hacer. siempre que puedas, elimina, reduce, desecha compromisos, y dedícate a lo que realmente te interesa.

14. aplica el principio de pareto (80/20).aplicado a la productividad, este principio dice que sólo el 20% de las cosas que haces habitualmente aportan el 80% del valor a tu trabajo –entendiéndose por valor el trabajo que te permite avanzar en los proyectos importantes y que te hace alcanzar tus objetivos. identifica ese 20% de cosas, y encárgate de hacerlas antes que ninguna otra cosa. si te falta tiempo, es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que no te aporta valor.

15. reserva tiempo para relajarte y descansar. la productividad requiere de energía, y no puedes tener energía si no descansas adecuadamente.

...