Código de Comercio

1. CARTA COMERCIAL NT 3393

Es una comunicación escrita, con el objetivo de que puedas dar tu mensaje relacionado con negocios. Lo utilizas entre las empresas o con los empleados.

MODELOS

Es el esquema de distribución de zonas, que te permiten la diagramación de la papelerí¬a. En las zonas 1 y 2, las utilizas para imprimir los datos del remitente. La zona 3 la dejas libre para el sello de registro o fecha de recibo.

ESTILOS

Se refiere a la distribución de las diferentes líneas que conforman el documento.

Bloque extremo, es en el que todas sus lí¬neas se realizan al margen izquierdo.

Bloque, las lí¬neas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo del remitente lo elaboras del centro de la hoja hacia el margen derecho.

MÁRGENES

Superior 3 a 4 cm Izquierdo 3 a 4 cm

Inferior 2 a 3 cm Derecho 2 a 3 cm

El encabezado de las páginas subsiguientes, lo haces, entre 2 y 3 cm

Debes tenerlo en cuenta para todas tus comunicaciones.

DISTRIBUCIÓN

• Número o referencia

Según el Código de Comercio, todas las comunicaciones empresariales deben llevar un consecutivo determinado por tu empresa, así¬:

GG-001

• Ciudad y fecha

Según la datación de la Real Academia Española, debes escribirla con el orden de: ciudad respectiva seguida de coma, con el dí¬a, mes y año precedido de las preposiciones DE que pertenecen al dí¬a y al año, así¬:

Santiago de Cali, 1 de abril de 2006

• Datos del destinatario

Las comunicaciones debes hacerlas personalizadas, con el nombre y apellidos completos del funcionario. Sus componentes con: Tratamiento, nombre completo, cargo, empresa, dirección y ciudad; así¬:

Ingeniera

CAROLINA CRUZ PAZ

Gerenta de Producto

Cerámicas Nacionales Ltda.

Avenida 8ª Norte 5-23 Bogotá, D.C.

• Asunto (es opcional)

Ayuda para la sí¬ntesis del tema, no debe pasar de cuatro palabras máximo y la escribes con mayúscula inicial y sin subrayar, así¬:

Asunto: Informe financiero 2005

• Saludo o vocativo (es opcional)

Para los caballeros se usa el apellido y para las damas el nombre, precedido de dos puntos, así¬:

Apreciada ingeniera Carolina:

• Texto Inicias tu carta con el texto, redactado en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Puedes hacerlo en primera persona del plural, (nosotros) porque representa a un grupo empresarial.

Despedida Debes hacerla corta, seguida de coma, así¬:

Cordialmente,

• Remitente y el cargo

Si al escribir el nombre del destinatario lo hiciste con mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, así¬ mismo debes escribir el nombre del remitente. Para el caso del cargo, únicamente con mayúscula inicial, así¬:

PEDRO GIRALDO LÓPEZ

Gerente

• Segunda hoja

Tiene los mismos márgenes explicados anteriormente. El encabezado lo ubicas entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja de papel, con el logotipo de la empresa y el número de la página contra el margen derecho.

Puedes hacer la identificación con UNO de estos modelos:

MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHO

Ingeniera Carolina Cruz Pas 2

Señora Carolina Cruz Paz 06-04-01 2

Doctora Carolina Cruz Paz GG-001 2

Cerámicas Nacionales Ltda. 2 GG-001 2

• Lí¬neas especiales

Son los Anexos que te sirven para enunciar la cantidad de documentos enviados, así:

Anexo: uno (10 hojas)

Anexos: tres (dos CDS y un disquete)

Las Copias en la carta admite hasta cinco personas, lo puedes hacer en lí¬nea separada o seguida, así¬:

Copia: Doctora Luz Piedad Gómez Arango, Directora Técnica.

Arquitecta Lorena Reyes Dí¬az, Directora Proyecto

Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser las reglamentarias de una empresa.

Para la identificación del transcriptor, es recomendable que utilices letra más pequeña y anotas el nombre con mayúscula inicial el apellido, así:¬

Lucrecia R.

Juan S.

Si la persona que firma es la misma que elaboró el documento, no hay necesidad del transcriptor.

2. SOBRES COMERCIALES NTC 3369

Es una cubierta que guarda y protege un documento para su entrega.

• Modelos Se establecen las siguientes zonas:

1 y 2 es para la impresión de los datos del remitente, así¬:

Razón social

Logotipo

Direcciones y demás

La zona 3 se deja libre, para uso del correo.

• Distribución de los datos: Se visualiza en tres partes:

En el tercio izquierdo es para datos como: CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE CD., y los ubicas centrados en la parte inferior del tercio.

El tercio central lo utilizas para los datos del destinatario.

El tercio derecho lo dejas en blanco, es para uso de la oficina de correo.

• Sobre de manila

Te recomiendo distribuirlo igual que el sobre sin ventana, por tercios.

A partir del tamaño carta debes escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlinea de uno y medio.

Se pueden marcar en sentido vertical u horizontal y en este último caso dejas la solapa hacia el lado derecho.

Puedes utilizar etiqueta, y la adhieres centrada en el segundo tercio del sobre

• Sobre con venta

Este facilita su enví¬o, debes guardar tu documento con los datos del destinatario que cuadren hacia la visualización.

3. CIRCULARES INFORMATIVAS NTC 3234

Es una comunicación interna o externa de carácter general o normativo y tiene el mismo texto para varios destinatarios.

• CLASIFICACÓN

De acuerdo con su destino se clasifican así:

Circular externa o carta circular, la utilizas para dar a conocer a clientes, proveedores o distribuidores, productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

Circular interna o general, la utilizas internamente, para dar a conocer normas generales, cambios, políticas, disposiciones y asuntos de interés común.

• ESTILOS

Se refiere a la distribución de las diferentes líneas que conforman el documento

Bloque extremo, es en el que todas sus líneas se realizan al margen izquierdo.

Bloque, las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo del remitente los elaboras del centro de la hoja hacia el margen derecho.

• MÁRGENES

Superior 3 a 4 cm Izquierdo 3 a

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