DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS

Descripción de PUESTOS: Consiste en enumerar las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto que lo van a diferenciar de otro, dentro de la misma empresa. Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos más relevantes de éste.

Se debe tener en cuenta que en una descripción de cargo el formato que se utilizará debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para así lograr la comparabilidad de los datos.

Análisis de PUESTOS: Es un proceso el cual consiste en la obtención, evaluación y organización de la información sobre los PUESTO de una organización. Determina cuales son los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los PUESTOS y los tipos de personas ( en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlos. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los PUESTOS para efectos de comparación.

Cabe destacar que esta función tiene como meta el análisis de “cada PUESTO” y no el de las personas que lo desempeñan.

Por lo general esta función se refiere a cuatro áreas de requisitos las cuales se aplican a cualquier nivel de PUESTO:

 Requisitos intelectuales (instrucción básica, experiencia anterior, adaptación del PUESTO, iniciativa y aptitudes necesarias.)

 Requisitos físicos (esfuerzo físico, capacidad visual, destreza o habilidad, complexión física necesaria)

 Responsabilidades implícitas (supervisión de personal, material, herramientas o equipos, dinero, títulos o documentos, contactos internos o externos, información confidencial)

 Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos)

La tabla presentada a continuación resume parte de la terminología del análisis de PUESTO. Anexo nº 1

¿Quién es y qué responsabilidades tiene un analista de puesto?.

No se debe olvidar la importancia del analista de puesto ya que el objetivo de éste es reunir los datos los cuales además de ser fidedignos deben ser exactos (con ello se hace referencia a que en determinadas ocasiones existen empleados que tienen la tendencia a exagerar la dificultad de sus puestos), la información debe ser objetiva y verificable.

Cabe señalar que un análisis de puesto es la principal tarea del departamento de recursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la responsabilidad de analizar los puestos, ellos necesitan la cooperación de empleados y supervisores de los distintos departamentos ya que son ellos su principal fuente de información.

Métodos de análisis

Existen diferentes métodos de obtener información sobre el PUESTO, los más comunes son:

 Observación directa: Las características más significativas de este método consisten en que una o más personas obtengan la información acerca de los trabajadores, observando o registrando las tareas asignadas de acuerdo a su puesto de trabajo, de lo cual podemos deducir que esta persona o grupo de ellas tienen una participación interactiva con los trabajadores, como por ejemplo existen empresas hoy en día las cuales graban el trabajo de sus empleados para luego analizarlo, sin embargo este método no se utiliza cuando el trabajo del empleado requiere un esfuerzo mental.

 Cuestionario: La descripción y especificación de PUESTO se realiza solicitando al personal que llene un cuestionario en el que responda las preguntas en forma individual, relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del PUESTO, su contenido y sus características. La información recopilada a través del cuestionario se utilizará para obtener datos en el área de los deberes, tareas, propósito del PUESTO, distribución física, requisitos para realizar el trabajo (habilidades, educación, experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y material que se utilizará, además de temas de interés especial en materia de salud y seguridad.

El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas concretas e información útil.

 Entrevista: Consiste en la interacción entre el analista de cargo y el empleado, esta interacción permite la eliminación de dudas y desconfianza principalmente frente a empleados conflictivos.

o Existen tres tipos de entrevistas:

o Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado.

o Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el mismo trabajo.

o Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a fondo del PUESTO.

 Métodos mixtos: Es la combinación de dos o más métodos de análisis, la elección de estas combinaciones se hará según las necesidades de cada empresa como por ejemplo: tiempo, objetivo de la descripción, especificación del cargo y personal disponible para esta tarea.

Etapas en el análisis de PUESTO

1- Etapa de planeación: Como su nombre lo dice en esta etapa sucede la planificación del análisis de PUESTOS, pero esta planificación a su vez sucede apoyada de distintos pasos los cuales se nombran a continuación:

a) En una primera etapa se determina “que” PUESTOS van a describirse.

b) Se elabora el organigrama para ver así en que posición va cada uno de los puestos.

c) Se elabora el cronograma de trabajo el cual es utilizado para iniciar el programa de análisis, este puede ser en escalas superior a inferior o viceversa. Asimismo en forma vertical u horizontal.

d) Se realiza la elección de uno o más métodos de análisis y así el o los métodos escogidos serán con respecto a las necesidades del PUESTO. (Se escogen por lo general varios métodos de análisis dicha elección recaerá en métodos de análisis que vierta las mayores ventajas o menores desventajas.)

e) Se realiza una selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis (Existen dos criterios, el criterio de variedad, este criterio indica características especificas del puesto en análisis las cuales van a variar de acuerdo al nivel jerárquico en que dicho puesto se encuentre y el criterio de generalidad que como su nombre lo indica este criterio debe ser general, o sea debe estar presente en la totalidad de los PUESTOS o al menos en el 75% de ellos para así elegir a los personajes idóneos para el puesto.)

f) Determinación del límite de los PUESTO o amplitud de variación, esta amplitud de variación comprende a la distancia comprendida entre el límite inferior (mínimo) y el límite superior (máximo) que un factor puede abarcar con relación a un conjunto de PUESTO.

2- Etapa de preparación: En esta etapa se dispone de los elementos y personas que se requieren.

a) Se

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