DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN L

INTRODUCCION

Para manejar una empresa de manera eficaz y eficiente se debe contar con una buena información que nos muestre oportunamente el funcionamiento interno de la misma; esta es la razón por la que es indispensable contar con una herramienta que proporcione dicha información a la gerencia. Implementar un correcto sistema de control de inventarios suele ser una de las herramientas más importantes para toda empresa ya que el control de inventarios tiene como objetivo incrementar y optimizar las utilidades de la empresa a través de una buena administración en este campo, por lo tanto esta investigación se basa en la necesidad que tiene la empresa CANAY S.A.S, productora y distribuidora de agua embotellada y otros productos, de implementar un sistema de control interno en el área de inventarios, para que las actividades de almacenaje y distribución se desarrollen de manera correcta y así darle solución al mal manejo del proceso de entregas de mercancía.

Como estudiantes se pretende desarrollar inicialmente las habilidades y finalmente las competencias para elaborar el anteproyecto de investigación y se busca que sea de gran utilidad para tomar la gran decisión de seguir o no con el proyecto de grado, garantizando la importancia del tema de la investigación planteada, así como la capacidad y recursos que se requieren para desarrollarla.

Este anteproyecto nos permitirá asegurar si se cubrirán las exigencias del proyecto. También es muy útil para que la docente responsable pueda discutir, identificar y asesorarnos sobre la idea del proyecto y los requerimientos para llevarlo a cabo, si es pertinente y factible realizarlo.

A continuación se pretende despertar la curiosidad e interés del lector con el fin de que se logre la aprobación del mismo.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la ciudad de Cali, la creación de empresa se ha convertido en un atractivo para todos habitantes de la misma ya que según el periódico EL PAIS, Cali tiene el mayor número de empresarios establecidos en el país, es decir, negocios con más de 3 años, lo que a juicio de los académicos muestra que los proyectos están siendo sostenibles en el mediano plazo.

Estas buenas proyecciones fueron de gran inspiración para el Sr. Carlos Gómez, quien el 15 de noviembre de 2012 tomo la importante decisión de fundar la empresa CANAY S.A.S, ubicada en la Cra 16 # 11- 45; Siendo su principal actividad la producción y distribución de agua embotellada entre otros productos, su planta física está compuesta por 4 aéreas en general las cuales son el área de producción, el área de almacenamiento de mercancía, área de gerencia y área de ventas. Inicio actividades con 7 empleados en el área de producción y 4 en el área de ventas, actualmente cuenta con 10 empleados en el área de producción, 12 en ventas y 3 en la oficina principal o área de gerencia. Al contar con tan pocos empleados en su inicio, esta empresa solamente podía cubrir la comuna 3 de la ciudad de Cali, la cual comprende los barrios: El Calvario, El Nacional, El Peñón, El Piloto, La Merced, Los Libertadores, San Antonio, San Cayetano, San Juan Bosco, San Nicolás, San Pascual, San Pedro, Santa Rosa, barrios aledaños a su ubicación. En la actualidad cubren aproximadamente 10 comunas de la ciudad y distribuyen sus productos únicamente en tiendas de barrio y mini markets, logrando a si un nivel aproximado de pedidos únicamente en agua embotellada de 700 unidades por mes.

CANAY S.A.S cumple con todos los requisitos legales y reglamentarios acordados mutuamente con sus clientes y están en la capacidad de fabricar, maquilar, marcar y distribuir el agua potable ionizada y micro-filtrada que es su gran fuerte, además de los otros productos.

Su forma de distribución es a través de los vendedores quienes son los encargados de ofrecer los productos a través de un portafolio. El primer paso es realizar la visita a la tienda, ofrecer sus productos y tomar el pedido. Luego este pedido llega a la empresa al día siguiente y dicho producto pasa a ser facturado, se alista para su distribución y finalmente dos días después de la toma del pedido es entregado a los clientes.

Al momento de alistar la mercancía para su distribución se le entrega al conductor las facturas quien las debe entregar junto a la mercancía a los clientes.

La gran problemática de esta empresa empieza cuando en el momento de la entrega el cliente no recibe el pedido o se presentan demoras en la entrega del mismo y esto puede darse por diferentes circunstancias como por ejemplo:

La tienda está cerrada, los clientes no tienen dinero para el pago del pedido o no están conformes con algún producto o todos y algunas veces reciben el pedido parcial, o bien sea por equivocaciones del área de ventas.

Como consecuencia de estos hechos el distribuidor llega nuevamente a la empresa con los productos y las facturas además del dinero recaudado. Todo esto Implica un descontrol en los inventarios a nivel contable y en el manejo físico de los mismos, debido a que son varias facturas y diversos productos, y no se cuenta con un sistema de control de inventarios que permita registrar devoluciones o correcciones de facturación.

Por otro lado se ha ocasionado también la acumulación de papelería ya que con la factura original se anexan dos copias más, en el momento de realizar un conteo de inventarios se presentan faltantes o sobrantes, en el programa contable con el que actualmente cuenta CANAY S.A.S los informes de consecutivos no es consistente debido a que por cada devolución de cliente se realiza una anulación y se pierde esta numeración.

Es así entonces como se presencian fallas en el registro y control de mercancía, este se lleva de manera deficiente, por ende el control es muy ambiguo y toda empresa requiere de un sistema computarizado efectivo donde se controle realmente la mercancía que entra en la bodega como la que sale; En CANAY S.A.S con la implementación de este sistema se evitarían los problemas que se presentan frecuentemente, como lo es, que se agote la existencia de algún producto y nadie se entere de esto solo hasta la hora de la distribución de los mismos, el caos que esto produce en la empresa y por supuesto también se evitaría que cualquier mercancía fuera hurtada y no se note su ausencia, pues de la forma como es manejado el área de almacenamiento actualmente y su falta de control en los inventarios fomentan la duda a su propietario pero no hay manera alguna de comprobar esto.

El control de inventarios es un factor que influye en la reducción de costos de las empresas, por tal motivo se debe tener en cuenta este aspecto tan importante, para que de esta manera se obtengan mejores utilidades y beneficios para la misma.

Ante tales situaciones

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