Definición de análisis y de evaluación de puestos

Definición de análisis y de evaluación de puestos

El análisis de puesto es la descripción de tareas, los deberes y responsabilidades de un cargo tal. También describe los requisitos que el ocupante necesita cumplir.

En otras palabras el análisis de puestos es un proceso de investigación en el cual se determinan las tareas que un puesto compone y también los conocimientos y condiciones que una persona debe tener para poder desarrollar y desempeñar tales tareas.

*Objetivo del análisis de puestos

El análisis de puestos es una técnica que sigue un procedimiento que clasifica las actividades en grupos y delimita sus fronteras, verifica, calcula y propone también conocimientos y ciertas habilidades pero también responsabilidades que son necesarias para poder alcanzar un objetivo operacional de este mismo, de tal modo que si no se observan esos resultados que ya están propuestos en la investigación se tiende a complicar más lograr los objetivos organizacionales.

*Estructura del análisis de puestos

De forma general, el análisis de puestos está compuesto de 4 áreas o requisitos para cualquier tipo o nivel de puesto.

1. Requisitos intelectuales

Los requisitos intelectuales se refieren a las exigencias del cargo que el empleado debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada. Incluyen cinco factores que lo especifican:

• Instrucción básica

• Experiencia básica

• Adaptabilidad al cargo

• Iniciativa necesaria

• Aptitudes necesarias

2. Requisitos físicos

Se refiere a la cantidad y la continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental requeridos, y la fatiga provocada, así como con la constitución física que necesita el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente. Los requisitos físicos incluyen

• Esfuerzo físico necesario • Capacidad visual • Destreza o habilidad • Constitución física necesaria

3. Responsabilidades

Se refieren a la responsabilidad que tiene el ocupante del puesto (adicional al trabajo normal y sus funciones) por la supervisión del trabajo de sus subordinados, por el material, las herramientas o equipo que utiliza, dinero, documentos, información confidencial, etc. Sus responsabilidades incluyen:

• Supervisión de personal

• Material, herramientas o equipo

• Dinero, títulos valores o documentos

• Contactos internos o externos

• Información confidencial

4. Condiciones de trabajo

Las condiciones de trabajo son estados ambientales del lugar en donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores que pueden hacerlo tanto desagradable, molesto o expuesto a muchos riesgos, lo cual exige que el ocupante del puesto se adapte para mantener una productividad optima y un buen rendimiento en cada una de las operaciones o funciones que este desempeñe. Las condiciones incluyen las siguientes especificaciones:

• Ambiente de trabajo • Riesgos

5. Importancia en la administración de personal y en otras funciones

Es importante el análisis de puestos por que ayuda a mejorar la selección y colocación del empleado con más exactitud. Las posibilidades de la aplicación del análisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las fu funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, como:

Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal

Como una valiosa ayuda para la selección objetiva de personal

Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo

Como base para posteriores estudios de calificación de méritos

Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos

Como parte integrante de manuales de organización

Para orientar y obviar discusiones de contratación, tanto individual como colectiva

Para fines contables y presupuéstales

Para ejecutar sistemas de higiene y seguridad industrial

Para posibles sistemas de incentivos

Para determinar montes de fianzas y seguros

Para efectos de planeación de recursos humanos

Para efectos organizacionales

Para efectos de supervisión

Como valioso instrumento de auditorías administrativas

Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.

Técnicas para recabar información

La recolección de datos sobre cada puesto, se logra mediante las técnicas de investigación: la observación directa, el cuestionario, la entrevista. La combinación de estas técnicas, proporciona mejores resultados que el utilizar una sola.

Método de observación directa

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente como por su eficiencia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran estudios de micro movimientos, y de tiempos y métodos. El análisis del cargo se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos. Dado que no en todos los casos la observación responde todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevista y análisis con el ocupante del cargo o con el supervisor.

Método del cuestionario

Para realizar el análisis, se solicita al personal que diligencie un cuestionario de análisis de puesto y registre todas las indicaciones posibles acerca del mismo, su contenido y sus características.

Cuando se trata de una gran cantidad de puestos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del puesto y su superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las preguntas.

Método de la entrevista

El enfoque más flexible y productivo en el análisis de puestos es la entrevista que el analista hace al ocupante del puesto. Si está bien estructurada puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto, y de los porqués y los cuándo. Puede hacerse con relación

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