Diagnostico area de intervencion

DIAGNOSTICO

xxxxx Identificada con Nit 8xxxxxxx3 es una compañía constituida el 10 de Octubre del año 1990, con matricula mercantil Nº 274545-16, con una actividad principal comercio al por mayor de productos farmacéuticos, medicinales, cosméticos y de tocador.

Sus actividades son la importación de dispositivos médicos de diferentes líneas como son: Línea vascular, oncología, critical care. Adicional a esto importación de maniquíes para simulación médica, cuenta con ventas a nivel nacional lo que genera tener empleados en ciudades como Bogota, Medellín, Bucaramanga, Barranquilla, Pereira, Pasto y atención en diferentes municipios del valle y el cauca, el plus de nuestra actividad es que además de la venta del dispositivo que se realiza por medio de una especialistas de producto por cada línea, se hace acompañamiento con asesoría en el procedimiento para el cual fue vendido el dispositivo.

Actualmente Tm médicas se encuentra en plan de crecimiento, de apertura de nuevas líneas como la importación de equipos médicos.

El problema que se evidencia en su parte administrativa y contable es la distorsión o errores constantes que se generan en el procedimiento de legalizaciones de gastos de viaje, legalizaciones de anticipo y legalizaciones de cajas menores, los errores encontrados son los siguientes:

• Falta de verificación de saldo contable al momento de pagar, es decir se paga confiando únicamente en el valor del documento físico y si este tiene algún descuento o amortización se está omitiendo lo que genera ajustes posteriores

• las amortizaciones de anticipos se hacen erradamente, es decir las legalizaciones de estos anticipos no se cruzan con el anticipo correspondiente si no con el más antiguo o el que tenga mayor saldo, esto genera confusiones muy grandes al momento de realizar conciliación de cuentas con los empleados.

• Diligenciamiento del formato de legalización con errores, valores de facturas mal digitado, errores de fórmulas, sumas erradas. Entre otros

• Falta de soportes en las legalizaciones

• Documentos equivalentes: se hace un documento equivalente sin los requisitos que el artículo 1.6.1.4.25 del decreto 1625 de 2016 señala.

• Existe una política de legalizaciones de gastos, a la cual se le deben modificar los montos autorizados.

• Los montos autorizados no se cumplen en su totalidad

• Falta capacitación y concientización a los empleados

• No se toman correctivos con las personas que generan las distorsiones o no cumplen con las políticas, hasta que no se haga las personas no se concientizan

• No se cumplen los plazos para solicitudes de anticipos

• No se cumplen los plazos para legalización de anticipos.

• Las legalizaciones de gastos no están firmadas por el jefe como autorización de dicho gasto.

Como se puede evidenciar,

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