Difusion De La Informacion

DIFUSION DE LA INFORMACION

Tomar la decisión de administrar sus documentos no es un secreto; por el contrario, cuanto más abiertos sean los proceso, mejor preparado estará el personal para el cambio. Desde las primeras etapas, la transparencia es rigurosa.

Una de las primeras etapas y más propicias para la comunicación es, ciertamente, el inventario. Se reúne a todas las personas y se les pregunta acerca de los documentos; la ocasión para dar explicaciones e información sobre las ventajas del manejo de documentos. De este primer contacto puede depender el que se establezca una visión positiva por parte del personal.

Tan pronto como se le otorgue carácter oficial a un documento, se recomienda ampliamente distribuirlo a todos los miembros del personal. En principio, el primer documento que debe entregarse es la política de manejo de documentos, después el plan de clasificación y el calendario de conservación, acompañados de todos los procedimientos de manejo de documentos. Así, durante la fase de implantación, el personal ya ha entrado en contacto con los nuevos métodos de trabajo.

CIRCULACION DE INFORMACION

La circulación de la información consiste en poner a disposición de los usuarios los documentos o expedientes cuya conservación somos responsables, manteniendo un control sobre entrada, salida y control del mismo.

Los índices sirven como indicadores para saber a qué lugar dirigirse, y consultar o solicitar el préstamo de un documento o de un expediente. Uno de los objetivos del manejo de documentos es eliminar lo más posible la duplicación, por lo cual el préstamo y la consulta se convierten en actividades cotidianas.

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