Dirección departamento de contabilidad

COMO SE DEBE DIRIGIR EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

De acuerdo a los principios administrativos vistos en clase primero comenzaremos con la planeación y fijación de los objetivos:

Nuestro principal objetivo será el de maximizar, controlar y distribuir de manera adecuada los recursos económicos de la empresa de acuerdo con la operación diaria, con el fin de obtener el mayor beneficio para la compañía y así facilitar la toma de decisiones.

Fijaremos unos objetivos específicos que estarán en marcha con los procedimientos y políticas fijados por la empresa:

1.  Solicitar personal idóneo, competente y ágil, de acuerdo a los requerimientos del cargo.

1.  Implementar un software contable para el registro de las operaciones diarias de la empresa.

1. Realización del presupuesto con proyecciones en el futuro, teniendo en cuenta las posibles causas que puedan afectar económicamente a la empresa.

1. Generar estados financieros con información clara, fiable y útil que facilite la toma de decisiones, cada vez que sea solicitada.

1. Integración de todos los departamentos de la empresa, un excelente trabajo en equipo y coordinación de los directivos de las áreas.

Después de haber fijado nuestros objetivos, seguiremos con la organización del departamento.

Posteriormente de solicitar el personal adecuado, hemos contratado los servicios de las personas que son las más idóneas para asumir los cargos y formar un buen equipo de trabajo:

• Director Administrativo.
• Revisor Fiscal.
• Contador.
• Asistente Contable.
• Auxiliar Contable.

El software contable será World Office según especificaciones dadas por el administrador, de acuerdo a lo anterior se designara las funciones generales para el departamento, las cuales se relacionaran a continuación:

1. Este departamento será el encargado de la contabilización y registro de los hechos económicos realizados por la empresa. Eje: facturas, egresos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, entre otros.

1. Establecer procedimientos y políticas contables para ser aplicadas de acuerdo a la normatividad vigente.

1. Efectuar las conciliaciones bancarias y contables, para efectuar un control interno de las entradas y salidas de dinero.

1. Generar la elaboración y presentación de los estados financieros de acuerdo con la normatividad vigente.

1. Administrar el presupuesto asignado con oportuno seguimiento y control.

1. Elaborar las liquidaciones para el pago de impuestos de acuerdo a la normatividad vigente.

1. Recolección de los soportes de cada transacción realizada por el ente.

1. Revisar cuentas por cobrar y pagar.

1. Efectuar mensualmente la depreciación según las políticas de la empresa.

1. Confidencialidad de la información contable y financiera del ente.

1. Se debe cumplir a cabalidad el cronograma de actividades programadas para el cargo.

1. Se debe cumplir con las normas establecidas el reglamento interno de trabajo, en caso de faltar a este, se aplicara las sanciones expuestas en este mismo.

1. Y todo lo relacionado con el departamento para su buen funcionamiento

Las actividades específicas de cada cargo serán entregadas en el manual de funciones, junto con la capacitación y acta de entrega del área de trabajo, esto es con el fin  de dar claridad al procedimiento administrativo establecido por la empresa.

Para llevar un control oportuno de las actividades realizadas por cada cargo se determina que se realizara las siguientes actividades mensuales, las cuales enumeraremos a continuación:

A nivel jerárquico las responsabilidades quedaran asignadas así:

• El contador estará a cargo del asistente y auxiliar contable, estas personas son de apoyo para todo lo que el necesite.

• El revisor fiscal hará la respectiva auditoria y se encargara de las obligaciones tributarias, de acuerdo a la normatividad vigente.

A nivel informativo, estas políticas son las establecidas por el Director Administrativo:

• Los cierres contables se harán mensualmente, según las especificaciones entregadas por el Director Contable.

• Todo hecho económico registrado en el software contable debe llevar visto bueno del contador, lo anterior para dar por aprobado dicho documento.

• Las declaraciones tributarias se deberán diligenciar y preparar una semana antes de la presentación y pago de estas obligaciones.

• El Director Contable tendrá una reunión semanal con el administrador para la verificación de los procesos.

• La entrega de los estados financieros se realizara el 10 de cada mes, donde el Administrador y el Director Contable definirán si estos se encuentran verídicos y confiables.

• Se realiza reunión con los directivos, donde se les informara la situación financiera y de ahí vendrá la toma de decisiones según sea el caso.

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Para el departamento contable hemos definido una serie de actividades que nos permiten acompañar a cada uno de los empleados en sus actividades diarias y esto permitirá un mejor desarrollo de estas:

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