EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

El Papel Del Administrador Documental

Partiendo de la base que la administración documental regula la función archivística, creando normas y políticas que facilitan la gestión documental, permitiendo el manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación, conservación y en algunos casos eliminación; creo que el papel del administrador documental es muy importante dentro de cualquier tipo de empresa, puesto que esta es una función de mucha responsabilidad ya que en el archivo se almacena toda la información producida y recibida durante toda la vida de la empresa ósea la memoria de la misma. Es por esto que la persona encargada de realizar este papel debe hacerlo de manera correcta, honesta y transparente; debe tener los conocimientos necesario para realizar estas funciones de manera adecuada, de lo contrario no lograría la finalidad de la administración documental.

El administrador documental debe garantizar la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información de la empresa, así como la agilidad en la prestación de la misma, por lo tanto debe contar con todas las herramientas como espacios, equipos y tecnología necesarias para llevar a cabo su labor de manera eficaz, permitiendo a la empresa acceder a información real y acertada en el momento necesario para la toma de decisiones.

Es muy importante que en toda empresa sin importar su tamaño se le dé el lugar que amerita la administración documental, pues en nuestro país no se tiene todavía la cultura de conservar documentos desconociendo que estos hacen parte de la historia de la empresa.

En el momento no laboro, pero trabajé en empresas públicas durante varios años y pude observar que en muchas de ellas, no se le da la importancia que tiene la administración documental; es por eso que en la mayoría de instituciones públicas no se cuenta con un archivo histórico que brinde información precisa, ágil y oportuna al público sobre los documentos expedidos y hechos acontecidos en años anteriores, entretanto se continua desechando mucha información que puede ser importante para la empresa y que más adelante será necesaria para informes e interventorías que realizan periódicamente los entes de control.

Ante la inminente necesidad de organizar la documentación de las empresas públicas, en Colombia se creó una Ley donde se les obliga a crear el archivo general y a organizar el manejo de los documentos, se crearon las tablas de retención documental y se les dio todas las pautas para iniciar el área de gestión documental; sin embargo en muchas de estas empresas se sigue desconociendo la verdadera importancia de administrar los documentos correctamente y apenas si han abierto una dependencia donde se archiva los documentos que genera la empresa sin una adecuada manipulación ni almacenaje.

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