El Papel Del Admon Documental

Que es la administración documental: La administración documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que puede ser públicas o privadas.

1. Los objetivos de la administración documental son:

a. El objetivo principal de la administración documental es la de facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

b. Conservar la memoria corporativa.

c. Contribuir a la toma de decisiones puesto que el material esta disponible para ser consultado.

d. Incremento de la eficiencia organizacional.

e. Apoyar a las investigaciones y procesos legales que se llevan dentro de cada entidad.

2. ENSAYO: EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL.

La administración documental nos permite el establecimiento de políticas y la decisión de normas y la toma de decisiones que facilitan la toma de decisiones en las diferentes entidades u organizaciones. El fin de la administración documental es tener a disposición la información para quienes desean consultarla de manera precisa y ágil.

En cuanto hace referencia a relacionar la administración con el ares de trabajo, no laboro en ninguna entidad pero hace tiempo estuve laborando en un municipio en el área de tesorería (1987), en su momento se manejaba los archivos de contabilidad, especialmente cuentas, nomina, etc. también recibos de recursos de pago de servicios públicos (acueducto), se rendía cuentas a la contraloría departamental y allí se enviaba los originales de toda la parte contable, y en la oficina quedaba una copia como archivo, en su momento el archivo estaba organizado por meses y por años, no había un sitio adecuado para guardar estos documentos en forma organizada, simplemente se contaba con una pieza o local donde se iban acumulando estos documentos sin ningún orden cronológico, hoy en día no se encuentra documentos de hace 20 años atrás, el desorden más grande se encuentra en el archivo de la oficina del concejo municipal, es realmente frustrante y triste pues es allí donde debe existir el archivo más cuidado y organizado del municipio, falta mucha responsabilidad de funcionarios y además mucho orden pero sobre todo conocimiento en el manejo del archivo.

En cuanto al papel del administrador documental me parece que es una profesión muy interesante e importante, que exige sobre todo mucha responsabilidad y conciencia de su labor, puesto que es la persona que resguarda los documentos, expedientes y toda la información de manera organizada, ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos con el fin de mantener una información actualizada y organizada a disposición de la entidad y de las personas de deseen consultar.

Por último es importante tener en cuenta que hoy en día este papel tiene la trascendencia y la relevancia que debe ser, pero además se cuenta con programas (software) especiales para el manejo de estos archivos haciendo más rápida y eficiente esta labor, además agilizando la búsqueda de documentos bien sea para consulta o para la toma de decisiones en la entidad.

3. Identificación del puesto de trabajo: en la época durante la cual labore se atendía al público especialmente en liquidación de predial, expedición de paz y salvos, y recibir el pago de servicios públicos (acueducto).

En cuanto a la relación con las funciones de la administración documental, como son la preparación de registros e informes, archivo ordenado de registros y demás documentación, procesamiento de la información para la utilización en la entidad y comunicación. De manera general se hace una recepción de documentos, se clasifican, se da contestación a los que haya lugar, se archivan, se folian, y luego se llevan al sitio dispuesto para su almacenamiento y cuando se requiera para su respectiva consulta.

Digamos que en muchas entidades aún se lleva un registro manual de los documentos, pero también hay entidades que están haciendo esfuerzos por adquirir programas que les permita llevar un buen archivo en sus entidades que cumplan con las normas y que de acuerdo a la época no estén tan atrasados en esta área.

4. Listado organizado de términos archivísticos.

OFICINISTA.

- Usuario

- Documentación

- Documento

- Registrar

- Perforar

- Legaja

- Selecciona

- Ordena

- Rotula

- Clasifica

- Transferir

SECRETARIA:

- Usuario

- Documentación

- Documento

- Estructura Funcional

- Expediente

- Facsímil

- Foliación

- Folio

- Minuta

- Original

- Radicación

- Registrar

- Preclusión

- Archivo

- Legajo

- Perforar

- Rotular

- Marbete

- Ordenación

- Transferir

- Selección

-

ARCHIVISTA

- Administración documental

- Archivo

- Documentación

- Documento

- Original

- Gestión de documentos

- Casilleros

- Usuario

- Ordenación

- Selección

- Clasificación

- Conservación

- Cronológico

- Serie

- Expediente

- Radicación

- Registro

- Tipo documental

- Sección documental

- Preclusión

- Fondo documental

- Tipo documental

- Sección documental.

- Archivo de Gestión

- Archivo intermedio

- Archivo histórico

5. Vocabulario archivístico y su definición.

 Administración documental: es la actividad que está encaminada a asegurar que la historia, las políticas, los procedimientos y transacciones de una organización se registren adecuadamente.

 Casilleros: mueble con varias divisiones, para clasificar papeles u otras cosas.

 Clasificación:

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