ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2005

OBJETIVO

Divulgar y fomentar el Sistema de Gestión de la Calidad entre los funcionarios del Ministerio de Minas y Energía, por medio de las herramientas de comunicación interna como, carteleras, web interna, charlas de motivación, entre otros.

METODOLOGÍA

El grupo de Planeación o el Comité de Calidad deberá suministrar la información y los avances del Sistema de Gestión de la Calidad que consideren de interés para todos los funcionarios de la entidad. La idea es que de manera permanente el funcionario escuche hablar de la calidad, para que se familiarice con el tema.

Los medios de divulgación serán:

WEB INTERNA

Se considera como una herramienta importante para divulgar la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Una vez se defina el logo o slogan con el mensaje institucional se modificará el vínculo en el home de la web interna desde donde se ingresan a los temas relevantes del Sistema, que contendrá toda la información y a su vez servirá para hacer un histórico del proceso que está adelantando en la entidad. Así mismo, se creará un mensaje que se cambiará semanalmente, se colocará como protector de pantalla en los equipos.

PUBLICACIONES

Diseñar un folleto, un volante y/o afiche informativo y muy didáctico que contenga los puntos más importantes del Sistema de Gestión de la Calidad que se distribuya a los funcionarios con el desprendible de pago con alguna periodicidad, cada mes, cada quincena, trimestralmente, etc., según se considere deba ser divulgado como tema de interés, aprovechando que el volante informativo de pago es revisado y detallado por todos los funcionarios.

BOLETIN NOTIMINAS

Continuar aprovechando el espacio que está asignado en NOTIMINAS para publicar artículos y/o comentarios relacionados con la calidad.

CHARLAS DIDÁCTICAS E INFORMATIVAS:

Programar charlas cortas acompañadas con vídeos que tengan que ver con el Sistema de Gestión de la Calidad. Deberá estar incluido este tema dentro de la inducción o las charlas cortas informales, como la programada para el próximo 28 de abril con los funcionarios que han ingresado al Ministerio de Minas y Energia en el último año.

CARTELERAS

Continuar haciendo uso de las carteleras para publicar mensajes e información del Sistema de Gestión de Calidad.

RECOMENDACIONES

En la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad que se está desarrollando en la entidad, se debe continuar fortaleciendo el proceso de SENSIBILIZACIÓN, el cual es fundamental para que se logren los resultados deseados.

El primer paso de motivación que se dio fue la presentación por parte del Ministro a todos los funcionarios sobre el sistema, luego se han realizado capacitaciones en los diferentes temas necesarios para la certificación; unido a la información que se ha ido publicando paulatinamente en el boletín interno, las carteleras e intranet.

Está inquietud sobre la falta de motivación de los funcionarios fue expuesta al asesor de calidad de Bureau Veritas Eduardo Janer y al funcionario Edgar Franco en la capacitación sobre Realización del Servicio el pasado viernes 8 de abril de 2005, ellos están de acuerdo sobre la falencia que existe en el Ministerio al respecto.

MOTIVACIÓN

Esta sensibilización o motivación se debe dar de acuerdo a un cambio transformacional, es decir que la gente se involucre en el cambio por medio de tres aspectos:

- Conocimiento

- Sentimiento

- Aceptación

El conocimiento se esta dando por medio de las capacitaciones, pero el sentimiento y aceptación aún no se ha logrado por completo.

Para llegara a fortalecer ese cambio se podría desarrollar diferentes actividades que se mencionarán a continuación:

1. CAFÉ CON EL MINISTRO

Es un espacio en donde el Ministro se acercará a los funcionarios de cualquier nivel (por ejemplo auxiliares o técnicos de diferentes dependencias), en grupos pequeños para preguntarles cómo se han sentido en este proceso, qué es lo que piensa y siente al respecto.

De la conversación o repuestas dadas se podría redactar un documento que muestre el verdadero sentir de los empleados puesto que de ellos depende directamente el cambio que se busca para mejorar los procesos y conseguir la certificación.

Sin la presencia del jefe directo podrían expresar sus sentimientos más fácilmente, además verían el compromiso del Ministro de forma más directa y cercana. En esta actividad se trabajaría Sentimiento y Aceptación

Podría durar 10 minutos

Se ofrecería un café con galletas. No se necesitaría un presupuesto.

Y/o se podría también hacer tertulias informativas sobre el Sistema de Gestión de la Calidad.

2. LÍDERES NATURALES - MOTIVADORES

En todos los niveles de la entidad hay líderes naturales que están en las diferentes dependencias que no se han vinculado de forma directa o indirecta al proceso, que podrían apoyar el Sistema, de la misma manera continuar motivando a los que ya están capacitados.

El primer paso es identificarlos luego, deben recibir una capacitación, explicarles de forma diferentes el sistema para comprometerlos y vincularlos emocionalmente, para que puedan replicar este sentimiento por medio de su divulgación y ejemplo en el trabajo que realicen.

3. PREGUNTAS PARA REFLEXIONAR

Por medio de una cartelera ubicada en un lugar estratégico, no tan visible, las personas escriban la respuesta de una pregunta que se establezca semanalmente sobre el sistema o un buzón donde pueda depositar sin comprometer, de esta manera se lograría conocer realmente

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