Ejemplo de procedimiento Iso-9001-2015 punto 7.4

SECUENCIA DE LA ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1. Identificar la necesidad de comunicación

1. El gerente, subgerentes, jefes de división, departamento, o responsable de procesos y/o procedimientos se reunirán para identificar y determinar la información a difundir en el interior y exterior del centro de trabajo a través del departamento de comunicación y difusión mediante el formato de solicitud de servicio SC-001-00A

Jefe (a) del Departamento de Comunicación, jefes de departamentos y Coordinadores del SGC.

1. Recibe la solicitud de comunicación de información

2.1) Una vez identificadas las actividades a difundir por parte de los jefes de departamento, se reunirán con el Departamento de Comunicación y Difusión para determinar las acciones que se realizarán, donde se tomará en cuenta:  

*Qué tipo de comunicación interna y externa pertinente al Sistema de Gestión de la Calidad, que incluyan:

¿Qué comunicar?,

¿Cuándo comunicar?,

¿A quién comunicar?,

 ¿Cómo comunicar?, y ¿Responsable de la comunicación?

Jefe (a) del Departamento de Comunicación, jefes de departamentos y Coordinadores del SGC.

1. Verificación de información

3.1) el departamento de comunicación verificara si la información cumple con los lineamientos con la imagen y políticas de calidad del centro de trabajo.

3.1. 2a) si cumple: se procede al paso 4

3.1.2b) si no cumple: se rechazará e informará al área solicitante para que implementen el paso 1.

Jefe(a) de departamento de Comunicación y Difusión

1. Registrar la solicitud de comunicación.

4.1) el departamento de comunicación y difusión llenara el formato para la comunicación interna y/o externa según corresponda.

*BIT-001-001 para la comunicación interna

*BIT-001-002 para la comunicación externa

*BIT-001-003 para la comunicación interna y externa

Jefe(a) de departamento de Comunicación y Difusión

1. Difundir información

5.1) El Departamento de Comunicación pública y difunde, en los medios pertinentes al SGC.

Los canales de comunicación que se utilizarán serán: Reuniones en grupo, memorándums, circulares, carteles, anuncios, o comunicación masiva según corresponda.

Jefe(a) de departamento de Comunicación y Difusión

1. Verificar si la comunicación y difusión fue eficaz

6.1) Se verifica después de haber hecho la difusión, sí la comunicación fue efectiva.

6.1.2a) Si no cumple: informa y pasa al paso 1

6.1.2b) Si cumple: pasa al paso 7 informa al departamento de Difusión para que resguarde la información

Gerencia

1. Resguardar la información de manera electrónica y/o física sobre las acciones de comunicación realizadas.

7.1) El departamento de comunicación resguardara la información de manera electrónica contando con una copia física en el archivo de todas las acciones realizadas para la comunicación y difusión de la información tanto interna como externa.

Jefe(a) de departamento de Comunicación y Difusión