Ejercicio 10 Apa1

Instrucciones: Analice la descripción del puesto Secretaria Ejecutiva que pertenece al Manual de puesto de una organización de Comercialización y defina si cumple con los requerimientos de acuerdo al material estudiado. Además debe sugerir los cambios que a su criterio son necesarios.

Puesto: Secretaria Ejecutiva

Depende de: Gerente de compras, Gerente de ventas.

Subordinado: Ninguno

Función básica: Apoyo a las actividades administrativas.

Responsabilidades: 1. Apoyar al Director General y al Gerente de Compras y Ventas

2. Llevar la agenda de ambos

3. Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite.

4. Informar de las últimas noticias en la empresa según sea su incumbencia.

5. Responder las llamadas telefónicas del departamento.

6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento.

7. Redactar las cartas, memorando, requisiciones que el Gerente General o el de compras y Ventas requieran.

8. Preparar y ordenar la documentación y la información relacionada con los pagos de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa.

9. Mantener al tanto al director general de cualquier anomalía observada.

Características requeridas:

Debe ser una persona de buen carácter y disposición, debido a que debe mantener una buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades. Debe ser discreta con la información que se le confíe. Como requisito tiene que ser una Contadora Publica o tener una carrera técnica profesional.

Cambios sugeridos…

• Dejarla como secretaria solamente del Gerente General o del Gerente de Compras y Ventas.

• Esto lo realizaría con el fin de que no esté saturada y pueda trabajar eficientemente

con un solo Jefe.

• Además como requisito adicional solicitaría que fuera bilingüe por la razón que existen clientes extranjeros y se pueden caer negocios por no hablar ingles.

• Que tenga gran conocimiento de computación.

• Experiencia mínima de 2 años

• Establecer claramente cuáles son sus funciones y atribuciones y no estarle colocando cargas que no le corresponden para evitar retrasos en el cumplimiento de tareas asignadas

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