El Archivo y los Ficheros

1.- El Archivo y los Ficheros

1.1.- Concepto de Archivo

Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:

• Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.

• Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.

Las funciones del archivo serán por tanto:

• Guardar, conservar y custodiar la información.

• Facilitar rápida y cómodamente la documentación.

• Constituir un Centro activo de información.

• Cumplir con las disposiciones legales.

1.2.- Normas que regulan la conservación de documentos

• Libros Oficiales:

• Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.

• Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.

• Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.

• Documentación Mercantil

• Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.

• Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye.

• Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida.

• Documentos Socio-laborales

• Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.

• Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales.

1.3.- Clases de archivos

Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:

• Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una sección o dpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:

• El archivo lo atiende profesionales especialistas.

• Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación

• Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.

• También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.

Modelo de documento de petición

Datos del Peticionario

Nombre y apellidos

Departamento

Cargo

Documento Solicitado

Número de registro

Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)

FECHA DE ENTREGA: Recibí

FECHA DE DEVOLUCIÓN:

• Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.Ventajas:

• Mayor proximidad y accesibilidad.

• Evita los trámites de petición.

Inconvenientes:

• Se repiten tareas de archivo.

• Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos.

• Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:

• Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.

• Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.

• Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.

• Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia

• Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.

• Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental para la empresa.

1.4.- Condiciones de un buen archivo

• Ser de fácil uso: cualquiera puede buscar en él

• Debe ser rápido: que se tarde poco en encontrar la documentación que se busca

• Debe ser flexible, debe permitir oscilaciones razonables del volumen sin crear grandes dificultades

• Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia

• Deber ser seguro. Los documentos no deben deteriorarse por la humedad, roedores…

• En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea máxima a un coste mínimo. Como norma, el coste del archivo, más el coste de la búsqueda de documentación en el mismo deben ser menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento, entendiendo gasto en un sentido amplio

1.5.- Formas de medir la eficacia de un archivo

Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relación calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este ratio más alto, que será la que nos proporcione mayor calidad a menor precio.

Para medir la calidad de un archivo, se emplean diversos parámetros que vamos a analizar:

• Rapidez, también conocida como precisión, aunque presenta un valor engañoso, ya que, cuanto más alto es su índice, nuestro archivo será menos rápido o preciso. La fórmula para saber la precisión o rapidez de nuestro archivo es la siguiente

DOCUMENTOS

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