El Archivo

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

U.E. “Colegio Nuestra Señora del Valle”

Cumaná, Estado Sucre

El Archivo

Profesor: Realizado por:

Francisco Noya Patiño, José A.

7mo “E” (nº 17)

Cumaná, Junio de 2013

ÍNDICE

Contenido Pág.

Introducción ......................................................................

Archivo ..........................................................................

Importancia .....................................................................

Funciones de los Archivos ..............................................

Tipos de Archivos ...........................................................

Métodos para Archivar ....................................................

Manual o Código de Clasificación ..................................

Sistemas de Clasificación ...............................................

Sistemas Fundamentales de Clasificación ......................

Conclusión .....................................................................

Anexos ............................................................................

Bibliografía ......................................................................

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INTRODUCCIÓN

Desde tiempos muy lejanos en la antigüedad el hombre sintió la necesidad de ordenar sus manuscritos y escrituras para su mayor compresión y compresión en su totalidad, la cual le permitiera actuar con más rapidez a la hora de obtener una información cualquiera. Desde ese acontecimiento se utilizaron diversos métodos para este fin, los cuales fueron los inicios de los archivos. Con esto los métodos fueron tomando cada vez mas generalización por lo cual permitió clasificarlos para su mejor compresión. Estos han sido mejorados a través del tiempo hasta la actualidad.

Actualmente, las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

ARCHIVO

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.E.:

• Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, entre otras, donde se colocan).

• La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.

• También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

• Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

IMPORTANCIA

La principal consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

También el archivo es importante porque sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Funciones de los archivos.

a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

TIPOS DE ARCHIVOS

En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal:

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