El guión de la obra VIP

Caso: “VIP”

PERSONAJES IDENTIFICADOS

ÁREA ENCARGADO CARGO

LOGÍSTICA JAIME

ESTEBAN

CARLOS

RAÚL

PEDRO

LUCIO Jefe del Almacén Central Lima

Almacenero Lima 1

Almacenero Lima 2

Encargado de Control de Inventarios

Encargado del Almacén de Planta Pre-entrega

Encargado de Importaciones

VENTAS RENZO

FELIPE Vendedor de repuestos de la tienda de Manco Capac

Encargado de ventas especiales de autos

MANTENIMIENTO SANTIAGO Mecánico

CONTABILIDAD ARTURO Encargado de facturación

GERENCIA Sr. VEIN Dueño

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

En cada diálogo se ha podido identificar Problemas, áreas involucradas y detalles:

DIÁLOGO 1

 Falta de control de las salidas de repuestos - del Almacén Central Lima – No se diferencia- en el sistema - la cantidad que se despacha a Almacén de Planta pre-entrega o ventas (de repuestos al público o ventas especiales de autos).

 Inexactitud en el Stock actualizado de repuestos –Almacén de Planta Pre-entrega – La Información esta Retrasada casi una semana, tiempo que demora en reactualizar los stock de planta.

 El sistema utilizado no esta en red – Almacén Central lima y Almacén de planta Pre entrega – Usan sistemas independientes y la información – por parte de almacén de Planta - es ingresada y enviada por disquete para su actualización en el Almacén Central Lima.

 Desconocimiento exacto de los procedimientos de almacén – Contabilidad – El personal no tiene claro el procedimiento de otra área.

 Falta de interés por sus funciones – almacén Central lima y Contabilidad – Existe desinterés, por parte de ambas áreas, por el control exacto de las existencias.

DIÁLOGO 2

 Informalidad al solicitar repuestos al almacén. El mecánico solicita un repuesto adicional sin considerar que la jefatura no ha firmado la autorización por dicho repuesto, y por el contrario manipula la orden para que el almacenero pueda despachar, a pesarde no ser la persona autorizada para aprobar la salida de repuestos del almacén.

 Informalidad en la atención de repuestos. El Almacenero toma a la ligera las órdenes firmadas por la Jefatura, atendiendo una solicitud que no tenía el documento oficial firmado, ni tampoco contaba con un correo electrónico autorizando salida del material.

 Falta de previsión de necesidades. Se denota poco conocimiento por parte del mecánico y del encargado de almacén sobre el consumo de un repuesto, y se sugiere solicitar una cantidad sin analizar el comportamiento del consumo ni las necesidades futuras.

DIÁLOGO 3

 Informalidad en el despacho de repuestos. Antes que el jefe del almacén decida junto con el almacenero que se despachen 200 retenes, el jefe del almacén debió conversar con el vendedor para que modifique la solicitud o pueda considerarlo a partir de posteriores despachos.

 Falta de control de stock. El jefe de almacén debería trabajar junto con el encargado de control de inventarios para tener control de los movimientos de cada repuesto, no se puede no saber en qué momento surgió una diferencia en las existencias.

 Falta de motivación para mejorar los procesos. El jefe de almacén puede ver las solicitudes por vendedor o área al mes, y según el comportamiento por item, sugerir que se haga una solicitud por cierta cantidad al mes por ítem, como un pedido mínimo, abierto a pedidos adicionales según requerimiento del área.

DIÁLOGO4

 Inconsistencia entre el stock físico y el stock del sistema.

 Incumplimiento de la regularización en tiempo real de los stocks.

 Salida de producto sin requerimiento formal ni registro

 La no actualización de inventarios en tiempo real podría haber indicado erróneamente una irregularidad.

 Despreocupación completa del área de Inventarios al conocer irregularidades en despacho.

 Se puede suponer una sobrecarga de labores y atrasos en el área de inventarios.

 Completa irregularidad en la gestión de Inventarios de la empresa alentada por la misma área.

 Inventario diferente al real.

 Sistema débil, permite irregularidades en ingresos y no es capaz de mostrarlas

 Despreocupación del área de almacén en obtener la causa de la diferencia de su inventario y sólo evitar diferencias en el sistema.

DIÁLOGO 5

• Falta de conocimiento del vendedor sobre el stock que tiene en almacén al ofrecer una venta de un lote de 50 autos, esto propicia demanda insatisfecha al cliente final.

• Falta de información del almacenero sobre su stock que tiene en su almacén y los que tiene distribuido en planta y en otras tiendas, lo cual origina desorden y el descontrol del almacén.

• No existe codificación de los retenes según país de origen importado, todos los retenes están bajo un mismo almacén.

• Falta de un sistema para ubicación de los repuestos del almacén, planta, y otras distribuciones (tienda).

DIÁLOGO 6

 Existe desconsideración de parte del Dueño hacia los trabajadores –Dueño y almacén Central lima – El dueño es irrespetuoso y autoritario con sus trabajadores.

 Incumplimiento del procedimiento por parte de la Gerencia – Dueño y Almacén Central Lima – El dueño

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