El proceso de transferencias documentales en las diferentes dependencias de la Alcaldía Municipal

AVANCES PROYECTO FORMATIVO

ALCALDÍA MUNICIPAL DE ABEJORRAL

Fecha:

Abejorral, 6 de septiembre de 2015

ELABORADO POR:

Sandra Luciana Torres

1. OBJETIVOS

1.1. Iniciar con el proceso de clasificación y ordenación de la unidad documental Actas de Consejo de Gobierno de la Secretaría General y de Gobierno de la Alcaldía de Abejorral, para su posterior transferencia al Archivo Central.

1.2. Verificar la totalidad de los documentos para la eliminación de copias y conservación de la secuencia en las Actas de Gobierno, garantizando que la unidad documental se encuentre completa para ser transferida al Archivo Central.

2. RESUMEN

Julio 21 de 2015: Se hizo reunión con el señor Alcalde Jhon Jairo Manrique Hernández y Secretario General y de Gobierno Edison Fernando Ramírez Pérez, en la cual la instructora Catherine solicitó la autorización para que las aprendices pudiéremos realizar el proceso de transferencias documentales en las diferentes dependencias de la Alcaldía Municipal.

En esta reunión acordaron que mirarían que dependencia nos asignarían para dicho proceso.

Nos desplazamos para el aula punto Vive Digital donde la instructora no formo por parejas para realizar la actividad de transferencias documentales en la Alcaldía.

Julio 28 de 2015: La instructora Catherine hizo la distribución de las dependencias, los aprendices nos desplazamos a cada oficina para que nos hicieran entrega de las unidades documentales a transferir.

Nos hicieron entrega de diferentes A-Z de actas de consejo de gobierno, unidades documentales de actos administrativos, control interno, decretos y resoluciones.

Se inició con el proceso de clasificación de la unidad documental de actos administrativos. Minutos antes de terminar la jornada de aprendizaje regresamos las unidades documentales a la oficina de gobierno donde las dejaron en un lugar a parte de la demás documentación para continuar con el proceso en la próxima jornada.

Agosto 4 de 2015: Solicitamos las unidades documentales y nos desplazamos a la oficina de comunicaciones e iniciamos con la clasificación y ordenación de las actas de consejo de gobierno 2012-2013, en la organización de estas encontramos faltantes de las actas, frente a lo cual Leidy nos informó que eran actas que estaban pendientes por imprimir, tarea que debe hacer el secretario general y de gobierno Edison Fernando Ramírez Pérez. Organizamos la unidad.

Septiembre 2 de 2015: Se hizo la eliminación documental de copias, las cuales no representaban ninguna validez. A cada una de las unidades documentales se les dejo una nota y le hicimos saber a los responsables para que nos tuvieran la documentación faltante para el 8 de septiembre.

Debido a la poca documentación que hay para transferir

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