MANUAL DE FUNCIONES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN CAYETANO NORTE DE SANTANDER

1.PRESENTACION

San Cayetano es un Municipio con riquezas naturales que permiten el desarrollo económico enfocado en la explotación de la arcilla y el carbón, el desarrollo del ecoturismo, el desarrollo piscícola y caprino, que con la participación ciudadana dinámica y desde una administración responsable, con capacidad y servicio a la comunidad trazará políticas de gestión a través de cuatro ejes que son: lo económico, lo social, lo territorial y lo político y administrativo: tendientes a lograr gestión empresarial, infraestructura productiva, acceso y mejoramiento de la prestación de los servicios de salud, educación, vivienda, agua potable y saneamiento básico y un desarrollo ambiental sostenible, para obtener una mejor calidad de vida en condiciones de equidad y proyectar al municipio a un mejor posicionamiento en el ámbito departamental con un ejercicio continuo de rendición de cuentas fortalecido en el ejercicio del control social.

1.1.PROBLEMA Y SITUACION

La alcaldía Municipal de San Cayetano(N de S/der) no cuenta con una documentación de los procesos y procedimientos que se llevan a cabo allí, solo cuentan con algunas descripciones de procesos del área financiera. Faltando así, la documentación del resto de áreas que componen a la alcaldía. Adicionalmente, cuenta con un manual de funciones que se pretenden modificar ya que optó por rediseñar la estructura organizacional de esta entidad.

La realización de estos manuales, entonces, dará un direccionamiento nuevo a la organización, permitiendo así un mejoramiento continuo tanto a nivel interno como para la comunidad en general.

1.2. SINTOMAS

Los manuales de procesos y procedimientos documentados son una herramienta muy valiosa en la implementación de sistemas de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia. Se detectó y determinó que la falta de un manual de procesos y procedimientos pueden ser por falta de gestión en las administraciones anteriores, falta de capacitación al personal, no se cuenta con documentación de todas las áreas que componen la alcaldía, no hay compromiso por parte de los empleados de la alcaldía.

1.3. CAUSAS

Se evidencia desorden en el personal que labora en la Alcaldia Municipal San Cayetano, se determina que puede ser por no tener un cronograma de trabajo establecido.

La falta de Capacitación del personal para el manejo en todas las areas administrativas en la Alcaldía San Cayetano causa falencias en la gestión y por ende los informes no concuerdan.

Errores en el sistema del ingreso de datos en el area de Bienestar Social ya que no se monitorean y evaluan periodicamente los programas sociales.

En el Dpto de Control Interno de Gestión no se cuenta con personal idoneo para esta area ya que se carece de las normas y procedimientos requeridos para un mejor control.

1.4. PRONOSTICO

Si se continúa con la falta de estos manuales dentro de la Empresa, muy posiblemente no se pueda competir con otras administraciones Regionales o Nacionales en cuanto a la buena organización interna, además puede existir la posibilidad de no acceder a recursos dados por el Gobierno, perdiendo así las oportunidades de crecimiento y desarrollo para el Municipio de San Cayetano.

1.5. CONTROL AL PRONOSTICO

En toda Empresa es necesario que todos los puestos de trabajo no simplemente existan, sino que se conozcan con claridad cuáles son las funciones de cada puesto de trabajo. Además de conocerse cuáles son las funciones de dada puesto, es necesario también que conozcan cuales son los procesos internos de la alcaldía, así como los procedimientos a seguir en cualquier situación que se presente.

Es la parte humana la que da vida y movimiento a cualquier organización, y si todas las personas que laboran allí tienen pleno conocimiento de todos elementos fundamentales, muy seguramente el mejoramiento que se pretende para esta organización será un hecho real.

1.6.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Cuáles son los problemas de la administración y la problemática de la Alcaldia Municipal de San Cayetano N de S/der?

1.7. SISTEMATIZACION

¿Se decide qué tipo de personas deben ocupar un puesto de trabajo especifico de acuerdo a la descripción del puesto y las especificaciones del mismo?

¿Conocen todos los empleados cuáles son sus funciones, sus responsabilidades y deberes?

¿Todos los Empleados conocen cuáles son los procedimientos internos de la organización?

¿Existen descripciones de las actividades de cada procedimiento, su duración y los responsables de cada actividad?

Bajo que procedimientos trabajan los empleados de la Alcaldia Municipal de San Cayetano?

Han recibido algun tipo de capacitación los empleados de la Alcaldia?

1.8. OBJETIVO GENERAL

Investigar la problemática administrativa y del personal que labora en la Alcaldía Municipal de San Cayetano N de S/der.

1.9. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar el personal idoneo para cada cargo y sus funciones.

Analizar el nivel de capacitación del personal de la Alcaldía Municipal de San Cayetano.

Determinar si los empleados conocen de los procesos internos de la organización.

Planear las actividades de cada proceso,duración y responsabilidad.

Evaluar bajo que procedimientos trabajan los empleados.

1.10. JUSTIFICACION

Con esta investigación queremos demostrar la importancia de estudiar detalladamente las diferentes fallas que estarían ocasionando inconsistencias en la administración de la Alcaldia Municipal San Cayetano N d S/der y con ello la posibilidad de implementar un manual de procesos y procedimientos con el propósito de brindar un servicio cada vez mas transparente, ágil, humano y confiable, y de estar en altos niveles de calidad.Toda entidad pública organizada, debe tener dentro de su organización manuales debidamente documentados y adoptados mediante actos administrativos.Los manuales de procesos y procedimientos documentados son una herramienta muy valiosa en la implementación de sistemas de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y eficacia.Estos manuales, permiten a la organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo

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