Elaboración De Libros De Trabajo

ELABORACION DE LIBROS DE TRABAJO

LIBRO DE TRABAJO

Al iniciar una sesión en Microsoft Excel se abre un archivo completamente en blanco llamado Libro 1, esta compuesto en forma predeterminada por las hojas de calculo. Se pueden abrir varios Libros en Excel ya sean nuevos o Libros que contengan información.

A.- Abrir un Libro Nuevo

Para abrir un Libro nuevo en blanco, plantilla u otro tipo de formato en Excel realiza lo siguiente:

Procedimiento para abrir un Libro nuevo:

1. Se da clic en el Menú Archivo, en la opción: Nuevo.

2. En esta ventana se elige Libro en blanco o la plantilla que desees abrir.

3. Hacer clic en Crear.

B.- Guardar un Libro de trabajo

Una vez terminado el Libro, se debe guardar en una unidad de disco, el procedimiento para guardar el archivo requiere de la ubicación y el nombre del Libro, el cual va de acuerdo con la información contenida.

Procedimiento para guardar un Libro:

1. Se da clic en el Menú Archivo, elige la opción: Guardar como…

2. Se selecciona la carpeta en la que se desea grabar el archivo.

3. Se teclea el nombre del archivo.

4. Se elige en el tipo de archivo, la versión de Excel en la que deseas guardar el archivo con la finalidad de que se pueda abrir en otras versiones de Excel o si deseas guardarlo como un archivo PDF (solo de lectura), etc.

5. Se da clic en el botón Guardar.

C.- Abrir un Libro de trabajo existente

Para abrir un Libro que ya haya sido guardado anteriormente realiza lo siguiente

Procedimiento para abrir un Libro de Trabajo:

1. Se da clic en el Menú Archivo, se selecciona la opción: Abrir.

2. Localiza la carpeta en donde se encuentra el archivo a abrir.

3. Selecciona el archivo y da clic en el botón Abrir.

Procedimiento para Abrir un archivo creado recientemente:

1. Se da clic en el Menú Archivo, selecciona la opción Reciente.

2. Da clic en el archivo que deseas abrir.

D.- Visualizar varios libros abiertos

Para visualizar los diferentes Libros de trabajos que se abrieron en Excel y con la finalidad de que se pueda intercambiar datos de un Libros a otros, se utiliza la Cinta de Opciones Vista y el Grupo Ventana.

Procedimiento para Visualizar un Libro de Trabajo:

1. Se da clic en la cinta de opciones Vista.

2. Selecciona del grupo Ventana el botón de comando Cambiar ventanas.

3. Selecciona con un clic el archivo que se va a visualizar.

HOJA DE CÁLCULO

El numero de hojas de calculo que contiene un Libro nuevo se puede modificar dependiendo de las necesidades del Libro de trabajo, además, puedes modificar el nombre a las hojas de calculo. Lo anterior se realiza con la Cinta de Opciones Inicio y el Grupo Celdas.

A.- Insertar Hoja

Para insertar hojas de cálculo en el Libro de trabajo con la intención de aumentar su información, de agregar Gráficos u otro tipo de opciones que se pueden realizar en Excel, realiza el siguiente procedimiento:

Procedimiento para Insertar una Hoja de cálculo:

1. Se da clic en la cinta de opciones Inicio.

2. Seleccionan del grupo Celdas el botón de comando Insertar.

3. Se selección la ultima opción Insertar hoja.

Otro procedimiento alterno para insertar una hoja de cálculo es dar clic en el área de etiquetas de hojas con el botón derecho del mouse, selecciona Insertar y da clic en la opción de Insertar hoja de cálculo.

B.- Eliminar Hoja

Para eliminar hojas de cálculo que no se necesitan en el Libro de trabajo y con la intención de aumentar la visualización de las hojas de cálculo en el área de etiquetas de hojas, utiliza el siguiente procedimiento:

Procedimiento para eliminar una hoja de cálculo:

1. Se da clic en la cinta de opciones Inicio.

2. Selecciona el botón de comando Eliminar del grupo Celdas.

3. Selecciona la ultima opción Eliminar hoja.

Otro proceso alternativo para eliminar una hoja de cálculo es dar clic en el área de etiquetas de hojas con el botón derecho del mouse y seleccionar Eliminar.

C.- Cambiar el nombre de una Hoja

Con el fin de identificar el contenido de la hoja de cálculo con solo leer el nombre asignado en la etiqueta de la hoja, es recomendable cambiar el nombre que de manera predeterminada asigna Excel, (hoja1, hoja2, hoja3). Para asignar o cambiar el nombre de una hoja de calculo, utiliza el siguiente procedimiento:

Procedimiento para Cambiar el nombre a una Hoja de cálculo:

1. Se da clic en la cinta de opciones Inicio.

2. Se da clic en el botón de comando Formato del grupo Celdas.

3. En la sección Organizar hojas se selecciona la opción Cambiar el nombre de la hoja.

TIPOS DE DATOS

Es importante saber el tipo de datos que se van a utilizar en la hoja de cálculo y algunas de sus características antes de manipularlos en Excel:

A.- Datos Numéricos

Los datos numéricos son los principales elementos que se emplean en la hoja de cálculo de Excel, pueden ser números y fechas y horas. Con ellos podemos realizar operaciones aritméticas, utilizarlos en funciones, hacer un reporte de una base de datos, etc. Al momento de su captura en forma predeterminada, Excel los alinea a la derecha de la celda para reconocerlos como datos numéricos.

a.- Números

Los números constantes se emplean normalmente para realizar operaciones aritméticas, se utilizan algunos otros caracteres especiales que los acompañan.

Para modificar el formato del número, selecciona de la cinta de opciones Inicio en el grupo Numero

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