En Que Consiste Una Organización De Oficina

1. ¿En qué consiste una organización de oficina? explique los criterios que se deben tomar en cuenta.

Es el lugar donde se centralizan las informaciones comerciales, se organizan ideas y actividades de un negocio

Es el centro nervioso de la empresa donde se procesa la información.

Es un grupo de personas con cualidades de administrar ciertas actividades esenciales.

La oficina es un centro de trabajo facilitador de los negocios cualquiera que sea la actividad de la empresa. Para lograrlo, se necita un buen ambiente físico y los elementos físicos ya que son muy importantes para cada persona dentro de una oficina.

(Anexo 1)

 ELEMENTOS FISICOS: (Mobiliario y equipo)

• Escritorios

• Sillas

• Libreras

• Archivos

 EQUIPO DE OFICINA:

• Computadoras

• Internet

• Procesador de textos

• Correo electrónico

• Teléfono

 AMBIENTE FISICO:

• Color

• Temperatura

• Ruido

• Decoración

• Color

 ILUMINACION:

• Fuentes (Luz natura, fluorescente, incandescente).

• Diseños (Directa, semi-directa, indirecta, semi-directa).

 COLOR:

Cada color tiene un significado y un efecto en la vida cotidiana de las personas. Los colores evocan ciertos sentimientos casi de manera generalizada.

• Excitantes: Rojo, café, amarillo y naranja

• Frescos: Azul, verde y violeta

 TEMPERATURA:

• La temperatura idónea para trabajar es alrededor de los 20º C

• Depende mucho del ambiente natural de la empresa

 RUIDO:

• Evitar fuentes que pueden ocasionar ruido

• Mantener volumen bajo

 DECORACION:

• Debe ser agradable, cómoda y elegante

• Colores apropiados

• Adornos adecuados

• Debe adaptarse a la organización y su propósito

2. ¿En qué consiste una organización de documentos? Que criterios deben existir para cumplir con este objetivo.

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

 Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

 Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

 Asignar documentos: Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.

3. ¿En qué consiste un diagrama de Lay Out? Qué condiciones deben existir para su elaboración

Presente un ejemplo al respecto

El diagrama de recorrido es un diagrama o modelo, más o menos a escala, que muestra el lugar donde se efectúan actividades determinadas y el trayecto seguido por los trabajadores, los materiales o el equipo a fin de ejecutarlas.

Lay-out tiene como objetivo:

 Hacer una distribución en vista de planta de los edificios, casetas, bases o fundaciones de equipos, los equipos mismos, para establecer las distancias mínimas de separación entre ellos, que por seguridad se requieren y así determinar el área necesaria para el desarrollo del proyecto.

 Determinar las rutas, corredores, pasos o recorridos de los bancos de tuberías de proceso, tuberías o canalizaciones de los servicios industriales y sus estructuras de soporte.

 Establecer el perímetro del proyecto.

 Establecer las vías de acceso, las entradas y salidas requeridas. Las vías internas y el sentido de flujo de vehículos.

 Determinar la necesidad de pasos a nivel.

 En caso necesario permite hacer replanteos de distribución de equipos, cuando el área requerida no es suficiente o existen limitaciones de espacio.

 Determinar espacios necesarios para realizar los mantenimientos futuros de los equipos de proceso de mayor tamaño.

 El lay-out permite establecer la localización de edificaciones, salas de control, talleres y las plantas de proceso con el apoyo de coordenadas geográficas.

4. Presente

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