Ensayo Administracion Documental

Administracion documental

esta la era de la información se tiene como objetivo suplir todas la necesidades que esta acoge, ya que esta juega un papel muy importante en la sociedad, puesto que los documentos son la base de cualquier empresa, entidad u organización, por lo tanto son la herramienta primordial para surgimiento de la modernización del mundo archivístico.

Es hay donde se entra analizar como se puede cumplir y alcanzar este objetivo por medio de la gestión documental pues ella es de necesaria utilización en absolutamente todas las organizaciones, ella nos permite mantener la historia de la institución, además de permitir la verificación, a través del control que se realiza a la gestión documental.

El administrador documental debe tener claro los parámetros establecidos en la ley 594 del 2000, Ley general de archivos, a partir de la cual deberá, planear, manejar y organizar todos los documentos que se producen en la organización, razón por la cual es necesario, escoger el perfil adecuado para desempeñar dichas funciones.

En la actualidad la información se hace necesario contar con individuos, ordenados, con la destreza de dar un buen trato a la información que se le confía, a partir de la cual, se consoliden las pruebas y a través de ella tener acceso a la documentación requerida en el tiempo útil.

para llevar a cabo una buena gestión documental es necesario tener el en cuenta el rol que juega el Administrador Documental que debe ser un profesional con la capacidad de gestión necesaria para adelantar procesos que propendan a la mejora de la organización y al cuidado preventivo de los documentos, ya que la prevención de los documentos ayudan a la conservación de la historia, es mejor tener las pautas necesarias de conservación en el momento de la recepción del documento para así lograr una buena disposición final de este.

Todos los documentos que se producen o se reciben en una entidad pasan por un ciclo en cada fase de su vida esto se llama archivo total. Desde el primer momento que las empresas producen y reciben un documento, son trasferidos a los siguientes archivos: ya sea central como trasferencia primaria; o archivo histórico como trasferencia secundaria, es llamado así por los valores que contienen según lo estipule la tabla de retención documental.

En los archivos de gestión es donde se realiza mayor movimiento de la documentación, y la consulta esto esta relacionado directamente con el usuario, donde se deben de manejar los mejores y eficaces métodos de prevención, para evitar el deterioro físico de los documentos, aunque en algunos casos es de vital importancia el manejo de un tipo de sistema que nos ayude a brindar un buen servicio al cliente de manera oportuna, pero de forma virtual, es decir como un método de prevención para algunos documentos que se puedan digitalizar o microfilmar como herramientas de la profesión archivística.

Lo más importante y como objetivo principal es crear conciencia en esta la era de la información y dar a conocer la necesidades, las recomendaciones, los riesgos e implicaciones

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