Ensayo Archivo geográfico

Ensayo

Archivo geográfico

Esteban Pineda Arias

Gestión comercial

Docente Félix Serrano

Contador

Instituto Técnico Comercial del Norte

Grado 10°

Santiago de Cali

2016

ARCHIVO GEOGRÁFICO

*Esteban Pineda Arias 

En la actualidad las empresas acogen un sistema para organizar su  archivo que se clasifica según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos, contando que los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria de la empresa ya que su consulta es constante, ya para los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos. Dentro de un sistema de archivo, todo documento lleva una continuidad: se  inspecciona, clasifica, distribuye y archiva.

• Inspeccionar: La correspondencia se inspecciona para cerciorarse de que está aprobada para archivarla
• Clasificar: Determinar el nombre y la localidad bajo los cuales se archivará la correspondencia recibida. Se subraya el nombre y se encierra en un círculo la localidad de donde proviene. También se deben clasificar las referencias cruzadas, señaladas con una x.
• Distribuir: Primero la correspondencia se distribuye de acuerdo con las principales divisiones geográficas.
• Archivar: Se utilizan las guías de la localidad, ciudad o país, para ubicar la carpeta correspondiente.

Dentro de los sistemas de archivo más usuales se encuentra el geográfico, el cual es un sistema de clasificación muy sencillo ya que permite archivar los documentos pro el nombre de la localidad donde residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar. Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar: (Estado, ciudad, provincia, Municipio). Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: Nación, estado, ciudad, pueblo, etc, ordenadas alfabéticamente, o bien por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar, este sistema tiene como ventajas: la facilidad de localización, flexibilidad para añadir nuevos elementos a la ordenación, se trata de un criterio generalizado y conocido, reduce la posibilidad de error por homonimia sin embargo como desventaja podemos encontrar se necesita mucho espacio en los ficheros, pues el número de grupos es muy extenso y deja de ser práctico cuando el número de documentos por municipio aumenta mucho.

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