Ensayo Sobre Jose Maria Arguedas

Echando la vista atrás, imaginemos la gestión documental de las empresas de antaño cuando la información se plasmaba en papel. Entonces, la documentación de los asuntos se clasificaban en carpetas, y estas a su vez, las referidas a un mismo asunto, se colocaban en una o varias cajas archivadoras que se etiquetaban con el respectivo asunto para poder después localizarlas.

Si el asunto requería de cierta confidencialidad, la cajas se mantenían en armarios o espacios cerrados bajo llave a disposición sólo de las personas autorizadas que debían conocer o intervenir en el asunto.

Si el asunto era un proceso (workflow) en el que debían intervenir diferentes personas sucesivamente, el expediente o partes del mismo pasaban de unas manos a otras regresando al final a la misma caja de origen.

La gestión documental y workflow de CIF-KM es similar, pero con las ventajas de la tecnología actual.

Ejemplo de sección archivos de un SMARTBOX de CIF-KM

En CIF-KM las cajas archivadoras, aquí denominadas elementos CIF-KM o "smartboxes" son virtuales, pueden contener no sólo archivos sino estar adaptadas para cualquier tipo de información, pueden estar dotadas de múltiples atributos y los contenidos de texto, incluidos los de los archivo incorporados, se indexan todos, lo que facilita la localización de lo que se busca, mostrándose en qué "smartbox/es" de CIF-KM y en ellos en qué archivos se encuentra, poseen múltiples funcionalidades e inteligencia, y pueden, si es preciso, incorporar scripts de código adicionales para conseguir comportamientos automáticos cuando se precisa, por ejemplo para ejecutar fases de un workflow.

Además, se puede acceder a ellos si se quiere desde una red local o desde Internet, indistintamente, y pueden funcionar tanto en servidores físicos como virtuales en la nube.

Privacidad, colaboración y funcionalidad

Para cada asunto se crea un "smartbox" y para preservar la confidencialidad, cada "smartbox" de CIF-KM tiene uno o más responsables, que no son necesariamente quienes lo han creado, que administran quien tiene LLAVE DE ACCESO al mismo, bien sólo para conocer su contenido o también para modificarlo. Para los usuarios que no tienen acceso al mismo el "smartbox" no existirá.

Esto no significa complejidad, ya que los "smartboxes" (elementos CIF-KM) son de tipo distinto según lo requiera la información que deban contener.

Para facilitar su creación por los usuarios se configura una plantilla para cada tipo de "smartbox" que necesita la empresa. Cada plantilla de "smartbox" se pone a disposición sólo de los usuarios que deben utilizarla para crear "smartboxes" de correspondiente tipo (para los demás no existe), de manera que cada plantilla se adecua al nivel de simplicidad o sofistificación según la finalidad de los "smartboxes" creados con ella.

En la versión gratuita que se descarga del sitio Web de CIF ya se han preconfigurado 5 tipos de plantillas para crear 5 tipos de "smartboxes", y los administradores pueden diseñar y adicionar las que precisen. Esta flexibilidad hace posible la personalización de la aplicación a las necesidades de cada empresa.

Para ver más sobre "smartboxes" de CIF-KM ir a la ayuda:

¿Qué son elementos CIF-KM?

Tipos de elemento CIF-KM

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Gestión documental de la empresa en el siglo XXI

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- A NIVEL PERSONAL

Una persona puede trabajar guardando documentos en un disco local propio o en red mediante un sistema de clasificación en carpetas y subcarpetas, y puede utilizar también una carpeta de almacenamiento en la nube (por ejemplo, en Dropbox) para guardar sus archivos en los que trabaja, para tener MOVILIDAD y manejar dispositivos móviles.

- A NIVEL CORPORATIVO

Sin embargo, una empresa no puede conservar la información generada en el tiempo por su staff (miles y miles de documentos) sólo con un sistema de carpetas y subcarpetas al que accede mucha gente. El sistema es inmanejable. Las carpetas se irán llenando de material antiguo, crecerán en número, y se perderá la pista (path) de los archivos. Por esto a NIVEL CORPORATIVO la empresa necesita para su "gestión documental" un sistema que esté soportado en una base de datos, en la que no sólo se indexen todos los textos, sino que además en ella se pueda controlar y registrar el contexto relativo a cada asunto, para que se pueda recuperar con múltiples filtros, entre ellos el temporal, y que se garantice su privacidad (que a cada asunto sólo puedan acceder quienes estén autorizados y sólo con las facultades y permisos que cada uno posea respecto de el). ESTE SISTEMA ES CIF-KM, que se hace indispensable para que la empresa pueda ganar eficiencia y productividad.

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Versiones y tipos de instalación

Se ofrece tanto en versión estándar como en versiones personalizadas a las necesidades de cada organización.

La versión estándar es gratuita hasta cuatro licencias de usuario interno (ampliables comprando en cualquier momento después más licencias en http://store.cif.es) y tiene todas las funcionalidades operativas y de desarrollo. Se puede descargar e instalar en un servidor de su empresa en forma de aplicación autoinstalable, con su base de datos y servidor Web embebidos. Esta versión estándar de CIF-KM no estará personalizada a las necesidades específicas de su organización, pero dispondrá de las herramientas de desarrollo y en todo caso podrá personalizarla nuestra organización CIF según las especificaciones de usted si adquiere "tickets" de asistencia en http://store.cif.es

La aplicación servidor de CIF-KM (estándar o personalizada) también puede ser instalada en las arquitecturas complejas de la empresa con múltiples servidores balanceados, bases de datos externas (Oracle, SQL Server, etc.) según convenga, sin menoscabo en ningún caso de sus funcionalidades, ni posibilidades de parametrización y personalización. Para las instalaciones de servidor más complejas por favor póngase en contacto con nosotros que le atenderemos

Cualquier versión de CIF-KM se puede instalar, tanto en servidores físicos(hardware) de la empresa, como en servidores virtuales en la nube proporcionados por cualquier proveedor de servicios de cloud computing.

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Alojar CIF-KM en la nube

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En la nube se puede disponer de servidores virtuales privados

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