Estructura, Funciones Y Procedimientos De La Contabilidad

INTRODUCCION

La contabilidad es un departamento muy importante en una empresa ya sea trasnacional o nacional, al igual que sea micro o macro empresa, para mantener una estabilidad tanto operativa como económica. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados y a través de estos se puede orientar sobre el curso que sigue un negocio mediante datos contables y estadísticos que ayudaran posteriormente en la toma de decisiones. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

El departamento de contabilidad tiene como objetivo Proporcionar información referente al valor de los activos del negocio, así como las deudas que se tengan con terceros. Su principal tarea es suministrar información razonada, con base en registros técnicos de las operaciones realizadas por el establecimiento (negocio). Esta información debe cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

En el presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer la estructura de un departamento de contabilidad, las funciones de un contador así como los procedimientos para implementar o iniciar una contabilidad.

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

La dirección de un negocio requiere adoptar normas, juicios y métodos que sean eficaces, estos tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los registros de contabilidad y estadística. Para estos efectos es preciso analizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia.

La organización de la Contabilidad depende en gran parte de un interventor general que además de ejercer el alto control sobre las materias de contabilidad, actúe como elemento directivo y obra como asesor de los demás jefes.

El o la Contadora General organiza su departamento en distintas secciones de acuerdo a los requerimientos de dicho negocio o empresa, a los cuales se les asigna una parte del trabajo que tiene encomendado.

Las secciones al departamento de contabilidad pueden dividirse en las siguientes secciones:

a).Sección de Contabilidad General: es la que lleva, un registro sumario de la información obtenida y empleada por todas las demás secciones. Constituyente, por tanto, la sección central de control a la que afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en las demás secciones. Esta sección tiene a su cargo los siguientes particulares:

• El Mayor General, que contiene las cuentas de control para cada sección de la empresa.

• El Diario General como medio de pase para hacer los asientos en las cuentas de Mayor General.

• La preparación de comprobantes relativos a todos los cargos. Estos cargos pueden originarse en las transacciones de las distintas secciones así como en la misma sección de contabilidad general.

• La preparación de los informes financieros que se establecen periódicamente.

• La preparación de informes específicos que requieran la presidencia, gerencia general o gerencia financiera.

• La preparación de informes específicos que requieren las entidades gubernamentales.

b).SECCION DE CONTABILIDAD DE COSTOS: esta contabilidad es complementaria a la Contabilidad General y cuyo ámbito es el TALLER. Esta sección tiene a su cargo el siguiente trabajo:

• Todas las cuentas relativas a las operaciones del Taller.

• Las hojas detalladas de trabajo que determina cada obra o pedido en particular.

• Registro de todas las actividades en el taller, es decir, la mano de obra directa, las materias primas (repuestos), los materiales y los gastos de fabricación.

• La preparación del análisis periódico de los gastos que refleje cada uno de los departamentos de producción.

• La supervisión de los vales o requisiciones de salidas de repuestos y materiales, con objeto de hacer la clasificación necesaria para su asiento en los registros de costo.

c).CLASIFICACION Y ANALISIS DE VENTAS: La clasificación de las ventas es muy extensa por lo que es conveniente que haya una sección separada del departamento de Contabilidad para clasificar cada partida de las facturas de ventas. Como las facturas se toman como base para los análisis del costo de ventas, esta sección será responsable de la exposición de su resultado y de la clasificación que se haga con este fin:

• Tabulación de las facturas de ventas en la forma que convenga a los efectos de control.

• La preparación de informes con los resultados de las tabulaciones efectuadas.

d).SECCION DE NOMINAS: La sección de Nóminas tiene a su cargo el trabajo detallado a continuación:

• La elaboración y cálculo de las nóminas mensual.

• La preparación de sobres de pago a los empleados y trabajadores de la empresa, de manera mensual.

• La preparación y elaboración de planillas del INSS en forma mensual.

• El registro del record de cada empleado y trabajador a través de un kardex.

e).SECCION DE ACREEDORES: La información que recibe esta sección se genera directamente del DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES el cual tiene dos flujos de ingresos de datos: compras locales e Importaciones. Es de la competencia de esta sección:

• Registro de las facturas de compras a pagar con la distribución contable de las mismas.

• Preparación de los comprobantes de pago para todas las facturas

• Preparación de cheques para el pago de comprobantes, que han de someterse a la firma de la gerencia financiera.

• Archivo de comprobantes pagados y de los pendientes de pago.

• Contabilización

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