Estructura de Microsoft Excel

Estructura de Microsoft Excel:

Excel es básicamente una matriz, la cual consta de filas y columnas, en la cual el tamaño de dicha matriz depende de la cantidad y acomodo de la información.

Actualmente los archivos de excel denominados “libros de trabajo”, constan de una serie de cédulas llamados “hojas de trabajo” (hasta 256), cada uno limitado a 256 columnas por 65,536 filas.

Es importante entender lo anterior, ya que es la base del funcionamiento de las hojas electrónicas y, lo que las hace diferente de los procesadores de textos y bases de datos. Actualmente estos 3 tipos de programas son muy poderos y, en su caso puede realizar parcialmente funciones de los otros.

1. Importar archivos de texto a excel

Trabajar con archivos de otras aplicaciones en texto plano o texto delimitado (archivos *.txt).

2. Opción de rellenar series

Con esta opción a partir de 1 o 2 celdas con cierto dato, se puede llenar otras celdas con solo arrastrar la parte inferior derecha de la celda en forma de cruz, como pueden ser:

• Lunes, Martes, Miércoles...

• Enero, Febrero, Marzo...

• TRIM1, TRIM2, TRIM3...

• 10, 20, 30, 40 ..., etc.

Se pueden agregar algunas listas adicionales, escribiéndolas en Tool-Options-Custom lists

2. Paste especial

El pegado especial a diferencia del “pegado normal” tiene las opciones pegar solamente fórmulas, valores, formatos y transponer.

3. View-Status bar (window-arrange)

Es recomendable tener seleccionada esta opción, ya que con solo seleccionar rangos con importes, estos son sumarizados automáticamente en la barra, sin necesidad de emplear fórmulas.

4. Inser-Name -Comment

Insertar nombres en lo más recomendable en excel, especialmente cuando se trabaja con mucha información, en referencias repetitivas o libros de trabajo extensos, de tal suerte que pude asignarse un nombre a una celda, un rango de celdas, una fila o una columna; el principal beneficio es que en ciertos procesos de los menus o en fórmulas, no es necesario capturar las referencias de celdas (C32:M345), sino únicamente su nombre asignado, preferentemente no usar más de 10 letras para facilitar captura, aún cuando pueden ser títulos de 32 letras.

5. Inser-Comment

Insertar comentarios es de gran utilidad para realizar anotaciones de fórmulas, explicación de resultados, datos, etc. Dichos comentarios apareceran en una esquina de la misma en color rojo o se mostrara el comentario, según la selección en el menú View.

6. Inser-Function

A través de esta opción se ingresan fórmulas con el asistente, con el tiempo al memorizar algunas funciones no es necesario accesarlar por el menú, sino solamente capturarlas, entre las más usuales podemos citar (copiar datos de filtro-a.xls):

• =AVERAGE(RANGO) Promedio de un rango

• =SUMIF(RANGO,”CONDICION”,RANGO A SUMAR)

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