Etica En Una Secretaria

EL CICLO DE VIDA DE UN ARCHIVO

1° CREACIÓN Y CLASIFICACIÓN

• CREACIÓN

El archivo se crea cuando el documento llega a su fin es decir, cuando el documento ya no es útil para la empresa hasta cuando sea necesario.

Al crear el archivo tiene que ser clasificado.

• CLASIFICACIÓN

Cuando clasificamos un documento para archivarlo debemos de deducir el nombre con el cual el documento se archivará. Es establecer un orden riguroso según sea el sistema definido.

o SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

 Sistema Alfabético:

Se basa en el uso del abecedario. Se pueden archivar por:

 Nombres de individuos

 La localidad (geográfico)

 Categoría o tema (asunto)

 SISTEMA NUMÉRICO:

Se utiliza los números naturales como elemento principal, asignándolos progresivamente. Está tiene otros sistemas:

 Sistema Numérico simple

 Dígitos terminales

 Dígitos centrales

 SISTEMA CRONOLÓGICO:

En este sistema los documentos se clasifican en función a la fecha (de llegada y de salida). Por ejemplo, es el caso de las facturas a clientes o proveedores, que se archivan en carpetas por año.

2° ORDEN Y CONSERVACIÓN

• ORDEN

A la hora que los archivos son clasificados también tiene que ser ordenada, es decir, estos siempre van a ir de la mano.

El orden es muy importante para archivar ya que es la que establece las secuencias dentro de las agrupaciones documentales según sea su clasificación.

• CONSERVACIÓN

Cualquier documento debe conservarse adecuadamente, de tal modo que podamos localizarlo con facilidad cuando lo necesitamos.

Cada institución tiene sus medidas para conservarlos durante su vida útil. Además las entidades tienen la obligación de respetar las leyes con respecto a la conservación de los documentos.

Todos los documentos importantes para la empresa se debe conservar, por tan sólo una razón sencilla: por su uso. Nosotras debemos saber que documentos debemos archivar para eso debemos conocer a la empresa y usar la lógica.

3° TRANSFERENCIA

La transferencia sucede cuando los archivos activos se convierten en inactivos y deberán transferirse a los archivos: Semi-archivos o a archivos inactivos.

4° LA ELIMINACIÓN

La eliminación es la última etapa que el documento debe pasar. En esta etapa el documento es destruido ya que no tiene ni un valor para la empresa.

De este modo da cabida a los archivos activos, la transferencia junto con la eliminación se realiza cada cierto tiempo de acuerdo al plan establecido.

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