FORO DE DISCUSIÓN UNIDAD 2 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Enviado por lorena2013 • 13 de Febrero de 2013 • 851 Palabras (4 Páginas) • 687 Visitas
FORO DE DISCUSIÓN UNIDAD 2
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Apreciado aprendiz por este foro debes responder:
1 ¿En Colombia la identificación documental hace parte del proceso de clasificación?
Normalización de actividades en los programas de gestión documental (PGD), han
Ratificado en varias oportunidades como la primera etapa en el proceso de organización de
Archivos, el concepto de identificación documental, “fase del tratamiento archivístico que
Consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y
Archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo” (Diccionario de Terminología
Archivística, 1993), en el cual convergen cinco factores fundamentales (el organismo
Productor, la competencia, la función, el tipo documental y la serie) y a pesar de ubicar y
Mencionar la fase en el proceso de organización de documentos en Colombia se tiende a
Minimizar su utilidad, por este motivo es adecuado destacar que la identificación en los
Archivos es independiente a la clasificación, tiene su propia definición, pasos para adelantar
La actividad y establece como producto un primer instrumento de control2, el borrador del
Cuadro de Clasificación Documental.
2 ¿La identificación y clasificación documental son procesos independientes?
Por su parte la clasificación es “la operación intelectual de disposición de cualquier
Elemento según un esquema, plan o marco preestablecido, la cual puede ser abordada desde varios aspectos:
Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo,
Clasificación de piezas en el interior de un fondo y clasificación de documentos
Individuales en el interior de una pieza” (Archivo General de la Nación de Colombia,
2003) y de las anteriores líneas se infiere que una vez agotada la etapa de identificación,
A partir del establecimiento de las series para la Unidad Administrativa, se avanza a la
Segunda fase del proceso, es decir, a la clasificación de los documentos que consiste
Simplemente en diseñar el modelador físico para ubicar las Agrupaciones Documentales a partir del orden establecido en el cuadro de clasificación de documentos, así como controlar La normalización de las denominaciones y la homologación de términos, siguiendo el Esquema básico planteado para los archivos hoy día: Orgánico, funcional, una combinación de los dos anteriores o la naciente clasificación uniforme/integral de documentos como lo veremos más adelante.
Desde luego, la labor de la clasificación no termina simplemente con el establecimiento de Un criterio orgánico o funcional, sino que por el contrarió como resultado de la tarea
Archivística surge un nuevo instrumento de control, el respectivo repertorio de series
Documentales, o también conocido como consolidado del sistema general de Clasificación, que en una definición más acertada, es el listado general de las agrupaciones Documentales con sus respectivos códigos para homogenizar la terminología, identificar
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