Fichas Profesiográficas

Elaboración :

31/Ago/2006

Revisión :

29/Feb/2008

No. Revisión :

3

Código :

PISS-SDO-02

Páginas :

1 de 6

Procedimiento de Elaboración de Formatos y Control de Registros

SISTEMA DE GESTIÓN

Procedimiento de Elaboración de

Formatos y Control de Registros

PISS-SDO-02

CONTROL DE REVISIONES

Revisión

1

2

3

Descripción del Cambio

Actualización del Procedimiento

Se incluye en el procedimiento que los formatos que así lo requieran

deberán ser desagregados por sexo.

Se hace una revisión general de este procedimiento derivada de la

auditoría documental

Revisión General del Procedimiento derivada de la auditoría de

Implementación

Fecha

26/Oct/2007

21/Ene/2008

29/Feb/2008

TABLA DE AUTORIZACIÓN

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

KARLA LIZETH TAPIA BARRAGÁN

Subcomité de Documentación

ANA LUCÍA MURILLO RUISECO

Coordinadora de Equidad de Genero

GERARDO MATA CHÁVEZ

Coordinador de Equidad de Genero

VÍCTOR ROBERTO INFANTE

GONZÁLEZ

DIRECTOR GENERAL

Fecha de revisión del formato: 21/Ene/2008

___________________________

___________________________

___________________________

F2-PISS-SDO-01/01

Elaboración :

31/Ago/2006

Revisión :

29/Feb/2008

No. Revisión :

Procedimiento de Elaboración de Formatos

y Control de Registros

I.

3

Código :

PISS-SDO-02

Páginas :

2 de 6

OBJETIVO

Asegurar la estandarización en la elaboración de los formatos y establecer la metodología para

que todos los registros generados o recibidos por el ISSSTEZAC para los Sistemas de Gestión

sean controlados adecuadamente por el tiempo determinado para evitar su daño, deterioro,

pérdida o uso inadecuado.

II.

ALCANCE

Aplica a todos los formatos desarrollados por el ISSSTEZAC para el Sistema de Gestión del

Modelo de Equidad de Género, mismos que deberán de cumplir con los lineamientos

establecidos por este procedimiento, excepto los formatos que por práctica común no se deban

de controlar, como Estados Financieros, Oficios, Hoja de trabajo, Currícula, Memoranda,

Cartas, Informes, formularios y formatos emitidos por el sistema que no permitan el diseño del

formato y para aquellos que se reciben de una fuente externa.

III. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES.

FORMATO: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gestión

del Modelo de Equidad de Género.

FUENTE EXTERNA: Organismo, Empresa, Entidad de Gobierno, Proveedor(a), Cliente(a)

ajeno(a) al ISSSTEZAC que emite un documento que debe de ser cumplido por los mismos,

para los Sistemas de Gestión (Ejemplo: Normas, Reglamentos, Formatos, Leyes, otros).

FUENTE INTERNA: Cualquier documento emitido por el ISSSTEZAC que deba ser

cumplido por el Sistema de Gestión (Ejemplo: Manual, Procedimientos, Formatos,

Reglamentos y cualquier otro)

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

SAD: Sistema de Administración Documental

HOJA DE TRABAJO: Cualquier documento que sirve para llevar registros de datos,

procedimientos, programas, calendario de actividades, fórmulas o cualquier otra

información relacionada con el tema que se está desarrollando.

IV. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Cada vez que el personal autorizado deba desarrollar un formato y controlar un registro (interno

o externo) de los Sistemas de Gestión deberá de cumplir con lo siguiente:

PARA LA ELABORACIÓN DE FORMATOS:

Responsable

Personal autorizado

No.

Detalle de la Actividad

Act

1 Entra al apartado de Formatos del SAD y selecciona la aplicación

correspondiente.

2 Desarrolla el contenido del formato de acuerdo a las necesidades de la

Fecha de revisión del formato: 21/Ene/2008

F2-PISS-SDO-01/01

Elaboración :

31/Ago/2006

Revisión :

29/Feb/2008

No. Revisión :

Procedimiento de Elaboración de Formatos

y Control de Registros

No.

Act

Responsable

3

4

5

Subcomité

Documentación

de

Personal autorizado

Subcomité

Documentación

Personal autorizado

6

7

de

8

9

3

Código :

PISS-SDO-02

Páginas :

3 de 6

Detalle de la Actividad

actividad, proceso o área.

2.1 Se debe considerar la desagregación por sexo (hombres y mujeres).

Revisa el contenido del formato para verificar que sea lógico, sencillo y fácil

de aplicar.

Imprime el formato en borrador.

Entrega el formato al Subcomité de Documentación para que lo revise

respecto a la información que se recabará con dicho formato.

Revisa los campos que contiene el formato, verifica que sean los necesarios

y aplicables a la actividad, proceso o área.

6.1 En caso de que esté de acuerdo con los campos del formato, coloca una

antefirma en el mismo como evidencia de su aprobación:

6.2 Asigna el código al nuevo formato y lo regresa al personal autorizado

que lo elaboró (ir a la actividad 8).

6.3 En caso de que tenga observaciones sobre los campos del formato, las

señala en el borrador y lo devuelve al personal autorizado que lo

elaboró para sus correcciones.

Realiza las correcciones señaladas en el borrador por el Subcomité de

Documentación, imprime el formato y entrega nuevamente

...