Formas y Formatos administrativos.

Formas y Formatos administrativos.

En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operación constituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos más importantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de mane¬ra considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos me¬diante:

1) La organización de los datos

2) La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes-

3) Lograr el control de las operaciones.

La or¬ganización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lec¬tura y su verificación, El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la mis¬ma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compa¬re (Desde luego, la computadora puede ser el "controlador" en algunos procedimientos).

La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan insepara¬bles. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. En esencia, cuando se generan o comunican datos, debe tomarse la decisión sobre cómo registrarlos y transmitirlos.

Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particu¬lar de información, como salidas de él o como registros intermedios que perma¬necen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen si

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