Foro De Discusión Semana 2

Foro de discusión semana 2

1 ¿En Colombia la identificación documental hace parte del proceso de clasificación?

Si por que la identificación es el tratamiento que se le dan a los documento para que reposen en su forma original y la clasificación es la que se encarga en identificar y establecer las serie que componen cada agrupación documental de acuerdo a la estructura funcional de la entidad Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. “La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.”

Los documentos y la información, siguen procedimientos administrativos y misionales que se verán reflejados en una clasificación documental que permite identificar la producción documental empleada en la Institución y de esta manera, facilita la codificación de las series y subseries documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones específicas asignadas a cada dependencia.

“Por medio del Cuadro de Clasificación cada documento recibe un código numérico distintivo, que permite su vinculación con los otros documentos relativos a un mismo asunto en un expediente o una serie y su exacta localización dentro del sistema de memoria del archivo.”

La finalidad de la clasificación dentro de una Institución será siempre la recuperación de los expedientes de una manera organizada, codificada y que corresponda a la solicitud que genere, igualmente de acuerdo a los tiempos de retención asignados en la TRD debe corresponder a que la documentación este en alguna de las tres instancias que se pueden encontrar dentro del Archivo

Institucional; “La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie.”

Fundamentos de la Clasificación.

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se reflejan la institución productora de los documentos. La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos

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