GENERALIDADES DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación

OBJETIVOS DE LA ADMINSTRACIÓN DOCUMENTAL

* El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

* Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.

* Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

* Proporcionar información específica y adecuada de los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.

* Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan

* El diseño normalizado de los documentos.

* Controlar el uso y la circulación de los documentos.

* Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.

* Simplificar los procedimientos.

* La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.

* Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.

* Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.

* Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.

* Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.

* Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

* Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

ENSAYO

El manejo de los documentos en una empresa es fundamental, el buen manejo de la documentación de una empresa nos permite manejar la información física de manera adecuada, ordenada desde el momento en que recibe hasta su destino final permitiéndonos de una manera ordenada simplificar las tareas en el momento de necesitar determinada información.

Teniendo en cuenta la información encontrada en las

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