Gestion De Adquisicion De Un Proyecto

Desarrollo de sistema web para reportes de estatus

Antecedentes

La empresa SERGOB presta servicios a distintas agencias de gobierno, existe un gran posibilidad por ofrecer una nueva rama de servicios debido a la apertura de un nuevo programa a nivel nacional que el gobierno desea implementar.

Al momento la empresa SERGOB no cuenta con la experiencia necesaria para poder ofertar este nuevo servicio, por lo que se requiere realizar la gestión necesaria para solicitar, evaluar y contratar este nuevo servicio al gobierno.

Objetivo

El objetivo es evaluar la viabilidad de ofertar los servicios al gobierno y tomar una decisión de manera que se pueda tener el contrato. Primeramente tener el servicio al interno de la empresa, antes de que se inicien las convocatorias públicas por parte del gobierno.

Proceso de gestión de adquisiciones

El proceso de adquisiciones constará de cuatro pasos principales:

 Planear las adquisiciones.- para los bienes y servicios se identificará a los posibles proveedores externos para proveer lel servicio al gobierno.

 Efectuarlas.- se entregará a los proveedores las especificaciones técnicas del servicio requerido para que presenten una propuesta efectiva, seleccionar al proveedor y luego adjudicarle.

 Administrarlas .- se trabajará bajo un control de cambios, gestionando las relaciones de las adquisiciones y monitoreando la ejecución de los contratos

 Cerrarlas.- se evaluará a los proveedores completando las adquisiciones para luego proceder con el cierre formal.

 Definición del alcance del servicio

La empresa requiere la presentación ofertas para desarrollo de un sistema WEB para reportes de status, con capacidad de creación de reportes, desarrollo de una base de datos para importar / exportar datos de y hacia otras fuentes, Diseño de una página Web para la Oficina de Proyecto

 Invitación de proveedores

Los proveedores a quienes se invite tendrán que cumplir requisitos mínimos como:

• Experiencia específica

• Formación académica a nivel terciario en Informático

• Experiencia profesional en diseño de páginas web

• Cumplimiento de especificaciones técnicas

• Buena posición financiera

• Óptima calidad de los servicios y equipos ofertados

• Costos convenientes

• Cumplimiento de contratos anteriores

 Requerimientos (personal y equipo)

Se ha identificado la necesidad de la contratación del personal especializado y equipos como:

• Especialista en diseño de páginas web

• Especialista en diseño e implementación de bases de datos

• Software de base de datos para generar reportes.

• Software de desarrollo en páginas web de libre circulación

• Software de desarrollo diseño gráfico y de programación

 Solicitud de información (RFI)

Se utiliza para obtener información sobre los servicios y equipos a contratar, recoge información antes de tomar decisiones de la contratación del servicio de manera formal, los proveedores invitados presentarán con su oferta:

Anexo No.1 Datos del proveedor

Nombre del Proveedor:

Dirección:: Ciudad: Calle:

Teléfono(s): Correo electrónico: R.U.C:

Bienes y Servicios que ofrece:

Anexo No.2 Carta de presentación y compromiso de los servicios

y equipos que oferta el proveedor

 Solicitud de propuesta (RFP)

Una vez que la empresa haya decido adquirir el bien y el servicio que más le conviene obtendrá información y podrá negociar sin compromiso con el proveedor. Se entrega la misma información de las especificaciones técnicas a cada uno de los proveedores

Anexo No. 3 Experiencia general del proveedor

Contratante Objeto del contrato (descripción de los servicios)

Monto del Contrato Plazo contractual Fechas de ejecución

Inicio Terminación

Anexo No. 4 Equipo asignado

No. Nombres y apellidos Perfil Años de experiencia

 Solicitud de presupuesto (RFQ)

Establece compromisos con los proveedores acerca de la fijación de los precios, hitos de entrega, cantidad, calidad de los servicios y de equipos a adquirir que debe responder a los requisitos por la empresa

Anexo No. 5 Tabla de descripción de rubros, unidades, cantidades y precio.

ITEM Descripción Especificación solicitada Ofertada

 Solicitud para ofertar

Por medio de esta solicitud da a los proveedores la oportunidad en iguales condiciones para que hagan la mejor oferta. Se presenta un precio general por toda la propuesta. El formato debe ser estándar y establecer claramente todas las especificaciones técnicas, de calidad, de tiempo y presupuesto que los proveedores deben cubrir como mínimo. Sobre esta base el proveedor puede mejorar su oferta, dejando la posibilidad de establecer un contrato ganar-ganar.

Una vez realizada una lista base los potenciales proveedores se realizará un agenda para: contactar con cada uno, enviar los paquetes de información del proyecto sobre el cual se requiere recibir las propuestas. En las comunicaciones se debe incluir información base sobre:

• Alcance de la propuesta que se espera

• Fechas programadas para hacer público el paquete de solicitud

• Cronograma general del proyecto

• Enfoque y procedimientos que van a usarse durante el proceso de solicitud

• Criterios de alto nivel definidos para la evaluación de las propuestas que se presenten

• Cualificaciones del proveedor requeridas

• Fecha en la que el proveedor debe indicar si participará o no en la solicitación

• Fechas programadas para completar el proceso de solicitud

• Procedimiento para dirigir las preguntas y contactos

Sin embargo, la solicitud debe ser lo suficientemente flexible para permitir que los proveedores invitados puedan realizar

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