Gestiòn De Proyectos

ANTECEDENTES:

Después de realizado el Kick Off del Proyecto de la Nueva Intranet se procedió a realizar una reunión de coordinación con las áreas comprometidas directamente en el proyecto, para establecer requerimientos, necesidades y recursos que nos permitan desarrollar de forma adecuada el piloto y al mismo tiempo contar con todo lo necesario para masificar el uso de la solución en toda la organización.

TEMAS EXPUESTOS:

1.- Durante la reunión se expusieron los siguientes temas a consulta y discusión para establecer las principales actividades y los responsables de ejecutarlas:

1.1 Establecer los nuevos procedimientos para la Administración de la Nueva Intranet (todos los aspectos: funcional y técnico), así como los respectivos roles y perfiles.

1.2 Definir los responsables de la administración del la “Página principal” de la Nueva Intranet (publicación de contenidos más importantes y relevantes de la organización) y además los responsables de la administración del resto de los Sitios Web.

1.3 Establecer los criterios de publicación de contenidos en cada Sitio Web (encuestas, blog, buzón de sugerencias, noticias, otros) y los procedimientos para la carga de datos.

1.4 Establecer los procedimientos de como se procederá para alcanzar los contenidos (imágenes, texto, video, otros) de las publicaciones en el Site Principal y en los demás Sitios Web.

1.5 Establecer los procedimientos de como se procederá para crear e implementar otros Sitios Web y su respectiva Administración.

1.6 Operatividad 100% en la comunicación entre los dos dominios actuales de CMAC-Sullana (cmac-sullana.com.pe, cajasullana.com.pe) con la Nueva Intranet durante el piloto y por un tiempo corto de la masificación de la solución (migración a un único dominio).

1.7 Establecer las actividades, responsables y procedimientos provisionales a emplear para la administración temporal del piloto de la Nueva Intranet (publicación de las primeras encuestas, noticias, evaluaciones, otros).

1.8 Definir el alcance que tendrá la migración de la información de CMAC-Sullana (File Server) a la Nueva Intranet (que tipo de información y cuanta información).

1.9 Proponer si fuera necesario la creación y establecimiento de un Comité que contemple y regule las publicaciones en la Nueva Intranet (información crítica, controles, auditorías, otros).

1.10 Definir como y quienes serán los encargados de realizar el Mantenimiento y la Administración Técnica de la Nueva Intranet (con recursos propios o a través de un servicio tercerizado).

1.11 Definir los procedimientos que se emplearán en la Mesa de Ayuda y en la Administración Técnica para dar soporte a los usuarios de la Nueva Intranet de CMAC-Sullana.

2.- Se expuso los compromisos que deben adoptar todas las áreas para alcanzar el éxito durante y post implementación del piloto de la Nueva Intranet.

3.- Se mencionaron las principales necesidades a considerar para la administración de la Nueva Intranet (Actualización de políticas, reglamentos, procedimientos, roles, responsabilidades, otros).

ACUERDOS:

1.- Después de analizar y discutir todos los temas considerados en el punto 1 de la sección: Temas Expuestos de este documento, se llego con los presente a los siguientes acuerdos:

Item Tema tratado en la Reunión: Acuerdo tomado:

1 Establecer los nuevos procedimientos para la Administración de la Nueva Intranet (todos los aspectos: funcional y técnico), así como los respectivos roles y perfiles. Se acordó que el Área de O&M se encargará de elaborar y proponer estos procedimientos (flujos, organigrama, procesos, otros) con el apoyo de las áreas de Marketing e Imagen Corporativa (Plazo de entrega: Sábado 20/08).

2 Definición de los responsables de la administración del la “Página principal” durante y post implementación del piloto de la Nueva Intranet (publicación de contenidos más importantes y relevantes de la organización) y además los responsables de la administración del resto de los Sitios Web. Se acordó que las áreas de Marketing e Imagen Corporativa de forma coordinada y mancomunada serán las encargadas de administrar el Sito Web Principal (responsables de decidir que contenidos se publicarán, autorizar las publicaciones de otras áreas, alcanzar las imágenes y contenido a publicar).

3 Establecer los criterios de publicación de contenidos en cada Sitio Web (encuestas, blog, buzón de sugerencias, noticias, otros) y los procedimientos para la carga de datos. Se acordó que el Área de O&M se encargará de elaborar y proponer los criterios de publicación en la Nueva Intranet (en función a la importancia y sensibilidad de la información, criticidad, necesidad

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