GESTION DE PROYECTOS

La gerencia de proyectos tiene dos bases sobre las cuales se soporta gran parte de su éxito. La primera conocida como el marco estratégico que busca integrar los proyectos con el contexto estratégico de la organización y la segunda, conocida como planeación y control. Este segundo elemento debe desarrollarse con alto marco metodológico y rigurosidad administrativa para que se constituya en la herramienta que asegure un buen desarrollo de los proyectos.

El contexto de la planeación

Siempre se debe partir de la base de que un proyecto conlleva implícita la palabra planeación, al tiempo de poder decir que no existe proyecto sin planeación y viceversa, no existe planeación sin proyecto.

En el contexto normal de la planeación de proyectos, la misma ha sido simplificada al punto de creer en forma errónea que planeación es simplemente establecer una relación de actividades con responsabilidades, tiempos y recursos (es decir, un cronograma).

Planeación de proyectos en una primera aproximación se debe entender como la herramienta que asegura los siguientes factores:

• Objetivos: su logro debe ser la razón de la planeación.

• Recursos: son los medios para el logro de los objetivos y deben reflejar su costo y disposición.

• Presupuesto: herramienta administrativa que permite analizar el balance entre beneficios, costos y gastos de un proyecto.

• Satisfacción: representa la medición de los objetivos en términos de aceptación del logro de los mismos.

• Plan de trabajo: herramienta de gestión para un manejo eficiente de los recursos dentro de un presupuesto y con la mira en el logro de los objetivos.

La planeación de proyectos en una segunda aproximación debe contemplar las siguientes fases:

• Definición del proyecto

• Estructura del proyecto

• Requerimientos del proyecto

• Red del proyecto

• Evaluación del proyecto

1. Definición del proyecto

La definición de un proyecto debe estar dada a través de los siguientes factores:

• Objetivos

• Alcance

• Entregables

• Gestión de Riesgos

3.1. Objetivos

El primer factor a desarrollar en un proceso de planeación son los objetivos a los que le apunta el proceso. Si se cumplen los objetivos se puede afirmar que el proyecto ha terminado.

Los objetivos deben estar enmarcados dentro de indicadores que por si solos determinen la priorización de los proyectos como se muestra en la siguiente gráfica:

Los objetivos se clasifican en objetivos generales y objetivos específicos. El primero representa el fin último del proyecto u objeto del contrato (desde el punto de vista de contratación). Los objetivos específicos son el camino que conduce al objetivo general.

Todo objetivo debe tener las siguientes propiedades:

Cuantificable, en el sentido de que tiene asociado una métrica que es la variable que permite el seguimiento, verificación y control de su logro. Lograble en cuanto a los recursos que se requieren y dentro de los límites del tiempo; debe por último asegurarse su logro teniendo presentes unos límites normales de esfuerzo.

En la definición de objetivos se debe tener presente que el objetivo general debe representar necesidades o expectativas desde el punto de vista organizacional. En este orden de ideas la tecnología involucrada en un proyecto es una herramienta facilitadora de los objetivos estratégicos organizacionales. No tiene sentido un objetivo expresado en términos de tecnología o pensado bajo la óptica del logro tecnológico. Quizás este propósito tenga validez dentro de los contextos de investigación o de tecnologías emergentes.

Desde la óptica sistémica, los objetivos deben apuntar a resultados óptimos (eficiencia) y no simplemente resultados que satisfacen las necesidades. Es la manera de ver integralmente un proyecto y no desde un punto de vista reduccionista.

3.2. Alcances

Con los objetivos definidos, el siguiente paso es la definición o delimitación de alcances.

Se acostumbra a modelar los alcances basados en la premisa de delimitar los objetivos o en otras palabras asegurar el contexto de los mismos. El alcance debe permitir en principio dos cosas: Primero, tener una visión clara y amplia del proyecto en donde en forma indiferente se pueda ver la globalización del mismo. Ahora bien, el ejercicio interesante es definir enseguida que está dentro y que afuera del alcance.

Si se mira un proyecto desde la óptica anterior se tiene la verdadera dimensión del mismo y casi en una u otra forma se podría hablar de fases del proyecto o mejor, dejar en claro que para cumplir con lo que está afuera del alcance se amerita que en determinado momento se dispare una serie de proyectos nuevos o complementarios.

Algunos de los factores a considerar en los alcances son:

* Marco organizacional (Cobertura, procesos, recursos )

* Marco tecnológico (capacidades, herramientas, versiones, migraciones)

* Ciclo de vida (fases, entregables, capacitación)

* Recursos humanos (compromisos, perfiles)

* Recursos físicos (equipos, licencias, oficinas)

3.3. Entregables

Es la concepción de enmarcar toda la planeación en busca del logro de los entregables. De un proyecto en un principio no importan las actividades; la atención se debe centrar en los entregables que se constituyen en primera instancia en sus objetivos específicos. Es en otro sentido, expresar los objetivos específicos mediante entregables. Ahora bien, cuando se establece un plan operativo, este sí conlleva tareas y actividades pero que apuntan directamente a los entregables.

Si se analiza desde el punto de vista de gestión se tiene entonces que la gerencia de proyectos debe en principio gestionar el proyecto a través de los entregables, y la gestión operativa del proyecto se mira en las tareas y actividades desarrolladas a su alrededor.

Se deben tener medidas claras para poder cuantificar los entregables más cuando muchas veces son intangibles.

3.3. Entregables

Es la concepción de enmarcar toda la planeación en busca del logro de los entregables. De un proyecto en un principio no importan las actividades; la atención se debe centrar en los entregables que se constituyen en primera

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